Çalışanların Tıbbi Kayıtlarında Hangi Bilgiler Saklanır?
İçerik
Çalışan tıbbi dosyası, sağlık, sağlık yararları, çalışan sağlığı ile ilgili izin ve çalışan için fayda seçimleri ve kapsamı ile ilgili olan her şeyin deposudur. İşveren, her çalışan için ayrı bir tıbbi dosya tutar. Bu dosyaların içeriği asla personel dosyası gibi başka bir çalışan dosyasıyla karıştırılmaz.
Tıbbi dosya hassas ve gizli bilgiler içerdiğinden, güvenli, kilitli ve erişilemeyen bir yerde bulunmalıdır. Çalışan tıbbi dosyalarını barındıran dosya dolabının da kilitlenmesi ve İK personelinin tek anahtarı olması gerekir. Çalışanların tıbbi dosyalarına erişim yalnızca İnsan Kaynakları personeli ile sınırlıdır.
1996 Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Hesap Verebilirlik Yasası (HIPAA), işverenlerin çalışanların tıbbi kayıtlarını gizli tutmasını; tıbbi kayıtlar ayrı ve diğer ticari kayıtlardan ayrı olarak saklanmalıdır. Çalışanların tıbbi kayıtlarını asla çalışanın genel personel dosyasında saklamayın.
Bilgilerin gizliliği nedeniyle, denetçiler veya yöneticiler gibi çalışanların erişebileceği dosyalardan kayıtlar izole edilmelidir. (Aslında, bu genel olarak personel dosyaları için de önerilir; yalnızca İK personeline erişim izni verin.)
Çalışan Tıbbi Dosyasının İçeriği
Bunlar, çalışanın tıbbi dosyasında güvenli bir şekilde saklanması gereken öğe türleridir. Şüpheniz varsa, çalışanlarınızın tıbbi olarak ilgili bilgilerini koruma tarafında hata yapın.
- Sağlık sigortası başvuruları ve formları
- Hayat sigortası başvuruları ve formları
- Belirlenmiş faydalanıcı bilgileri
- Vizyon sigortası gibi tıbbi bilgiler gerektirebilecek diğer çalışanlara sağlanan faydalar için başvurular
- Ücretli veya ücretsiz tıbbi izin isteme talepleri
- Aile Hekimliği ve Ayrılma Yasası (FMLA) raporları ve ilgili uygulamalar ve evraklar
- Doktor imzalı FMLA evrakları
- Sürekli bakım sağlamak için FMLA zamanı için başvurduğunuz bir aile üyesinin veya çocuğun hastalıkları hakkında belgeler
- FMLA işten ayrılma için uygun olmayan çalışanlar için tıbbi olarak ilgili izin belgeleri
- Hekimin muayeneleri, notları, yazışmaları ve önerileri
- Bir doktordan devamsızlık veya gecikme için tıbben ilgili mazeretler
- Tavsiye eden doktordan alınan belgelerle tıbbi iş kısıtlamaları
- OSHA'nın gerektirdiği belgeler dahil kaza ve yaralanma raporları
- İşçilerin yaralanma veya hastalık tazminat raporları
- Bir çalışanla ilgili özel tıbbi bilgiler içeren diğer formlar veya belgeler
Bu dosyaları gizli tutarsanız, çalışanlarınız size güvenecek ve kanunun ruhunu ve önemini koruyacaksınız.
Yetkili olmakla birlikte verilen bilgilerin doğruluğu ve yasallığı garanti edilmediğini lütfen unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunmakta ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişmektedir. Yasal yorumlarınızın ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgiler rehberlik, fikirler ve yardım içindir.
