Toplantı Yönetimi Uygulamaları Verimliliği Artırmaya Yardımcı Oluyor

İçerik

• Toplantı Yönetim Anahtarı - Stand PAT
• Toplantılarınıza zamanında başlayın
• Toplantıyı Konuya Devam Et
• Toplantı Notlarını / Dakikalarını Saklama ve Dağıtma
• Alt çizgi

Çalışma hayatımızın çoğunu toplantılarda geçiriyoruz. Birçok durumda, zayıf toplantı yönetimi uygulamaları katılımcıların zamanının verimsiz kullanımına yol açar. İlgili bir makalede, beş ortak toplantı senaryosunu üretken etkinliklere dönüştürmeyle ilgili rehberlik sunuyoruz. İşte toplantıların faydasını, verimliliğini ve etkisini güçlendirmeyi destekleyen ek fikirler.

Toplantı Yönetim Anahtarı - Stand PAT

Bazı yöneticiler bir P.A.T. toplantılara yaklaşım, Pamaç birgenda ve bir Timeframe. Katılımcıları oturum öncesinde bu kritik bağlam noktaları ile donatmak, insanların toplantının genel amacına katılmaya ve onları desteklemeye hazır olmalarını sağlar. Açık bir P.A.T. Anahat verimli bir oturumun yapılmasına yardımcı olur

Toplantının amacını en fazla 1 veya 2 cümle ile tanımlayabilmelisiniz. "Bu toplantı yeni pazarlama kampanyasını planlamaktır" veya "bu toplantı, gönderimin yeni iadeleri ele alma politikasını gözden geçirmektir." Amaç, herkesin neden orada olduklarını, ne yapılması gerektiğini ve ilerlemeyi nasıl yönlendireceğini ve bir sonuca varmayı nasıl yönlendireceğini bilmesini sağlamaya yardımcı olur.

Bir gündem belirleyin. İnceleyeceğiniz / tartışacağınız / inceleyeceğiniz öğeleri listeleyin. Her bir gündem maddesine bir zaman sınırı atamak istiyoruz (aşağıya bakınız) ve tartışmayı yönetmekten sorumlu kişiyi tanımlamak istiyoruz. Bir zaman aralığı belirleyin; en azından bir başlangıç ​​ve bitiş zamanı ayarlayın. Ayrıca, gündemdeki her bir öğe için bir süre ayarlamanızı öneririz. Bunlar, toplam toplantı zaman dilimini toplamalıdır.

Toplantılarınıza zamanında başlayın

İnsanların planlanan başlangıç ​​saatinden beş veya on dakika sonrasına kadar toplantılara damlattığı kültürlerden birinde çalışıyorsanız, yeni bir trendin başlamanın zamanı gelmiştir. Bir firma, yöneticilerini planlanan başlangıç ​​saatinde kapıyı kapatmaya teşvik eder ve geç kalanlar da katılmaz. Bu, hareket etmeyi önemsediğinizden daha acımasız olsa da, toplantıyı siparişe sokma, amacı gözden geçirme ve beklentileri ve zamanlamayı onaylama konusunda herhangi bir zorluğunuz olmamalıdır.

Çubukçuların görünmesini beklemeyin. Birisi geç geldiğinde, geri dönme ve zaten kapsanan şeyi gözden geçirme. Toplantı konularınıza devam edin. Bu, straggler için garip olacak ve bir sonraki toplantıda zamanında gelme olasılığını artıracaktır.

Toplantı düzenleyicisi / sponsoru zamanında görünmezse, toplantının iptal edildiğini düşünün ve işe geri dönün. Beş ila yedi dakikalık bir bekleme süresi makuldür. Oran, toplantı organizatörü beklenmedik bir zorlukla karşılaştı ve onu beklerken zamanınızı boşa harcamamanızı tercih eder.

Toplantıyı Konuya Devam Et

İyi bir uygulama, birine toplantı sırasında herkesi yolunda tutma rolünü atamaktır. Çoğu zaman, tartışmalar sürüklenir ve daha sonra fikirlerin, fikirlerin, gerçeklerin ve duyguların girdabına dönüşür. Bunun yerine, rolü atayın ve katılımdaki herkesi, tartışmanın gündemden ve belirli tartışma öğesinden çıkıp çıkmadığı ve ne zaman ortaya çıkacağı konusunda bu bireyin araya gireceğini bildirin. Bazı firmalarda bu role, diğerlerinde "Trafik Sorumlusu", "Konu Keeper" denir. Etikete bakılmaksızın, rol, toplantılarınızın etkinliğini ve verimliliğini güçlendirmede son derece yararlıdır.

Gündem dışında ancak tartışılması önemli olan başka konular ortaya çıkarsa, bunlar açıkça ele alınmalı ve gelecekteki düşünceler ve tartışmalar veya ayrı bir toplantı için "otopark" a yerleştirilmelidir. Toplantı sahibi, genel toplantı amacını destekliyorsa, küçük bir ıraksak tartışmaya izin verme hakkını saklı tutar.

Toplantı Notlarını / Dakikalarını Saklama ve Dağıtma

Toplantıyı düzenleyen kişi dışında biri toplantı tutanağını tutmalıdır. Tutanağın iyi bir kaydı şunları içerir:

• Toplantı saati, tarihi, yeri
• Amacın tanımı
• Gündemin kopyası
• Katılımcıların listesi ve katılmayanların listesi
• Sonuçların, eylem maddelerinin, sorumlulukların ve tamamlanma tarihlerinin ayrıntılı bir listesi. Birçok not defteri gündemi, sonuçları ve eylemleri listelemek için bir rehber olarak kullanır.
• Gerçekten gerekliyse planlanmış takip toplantısı.

İdeal olarak, toplantı notlarını toplantının bitiminden sonra mümkün olan en kısa sürede ve kesinlikle bir iş günü içinde dağıtın. Tutanaklar ve notlar katılımcılar için önemli bir hatırlatma, diğer paydaşlar için veya toplantıyı kaçıranlar için bir bilgi kaynağıdır. Tutanaklar, insanlara ve ekiplere taahhütlü takip eylemlerini hatırlatmak için harika bir araçtır.

Alt çizgi

Bir toplantının olumlu bir sonuçla sonuçlanması, projelerin ve insanların ileriye itilmesine yardımcı olması mümkündür, sadece buna güvenmeyin. Toplantı yönetimi tekniklerinizin biraz titizlikle ve kasıtlı olarak güçlendirilmesi, harika bir sonuç alma şansınızı artıracaktır.