Başarılı Bir Medya Etkinliği Nasıl Düzenlenir?

İçerik

• Basın Bülteni ile Başlayın
• Telefon Görüşmelerini İzle
• Etkinliğinizin Zamanını Dikkatlice Planlayın
• Herşeyi Yapmaya Çalışmayın
• İçeri Girmeyi (ve Çıkmayı) Kolaylaştırın
• Görselleri Düşünün
• Basın Kitini Unutma
• Medya İlgili Kişinizin Uygun Olduğundan Emin Olun
• Deneyimli Çalışanları Kullanın
• İfadenizi Önceden Hazırlayın
• Muhabir Gösterilmiyorsa Ne Yapmalı?

Şirketinizin ücretsiz medyaya maruz kalmasının (genellikle "kazanılan medya" olarak bilinir) almasının en kolay yollarından biri medya etkinlikleri aracılığıyla gerçekleşir. İster daha az şanslı olmak için birkaç sponsorla işbirliği yapın, ister bir ürün sürümünü duyurmak için basın toplantısı düzenleyin, başarılı bir medya etkinliği düzenlemek için izlemeniz gereken bazı adımlar vardır.

Basın Bülteni ile Başlayın

Basın bülteninizi göndermek, medyanın hikayenizin yeterince kapsamaya değer olup olmadığına karar vermesine yardımcı olacaktır. Bu yüzden basın bülteninizi basit tutmaya ve asla hype kullanmanıza yardımcı olur. İstasyonlar ve gazeteler haber arıyor; bir satış alanı aramıyorlar.

Basın bülteninizi göndermek için bir pencereniz var. Çok erken göndermek istemiyorsunuz ve sonra unutuluyor veya gömülüyor ve diğer hikayeler zaten atandığı zaman çok geç göndermek istemiyorsunuz ve etkinliğinize sığmıyorlar. Genel olarak, etkinliğinizden iki ila üç gün önce, basın bildirisinin gazetecileri planlamasına izin verecek kadar gelişmiş bir bildirimdir.

Ayrıca basın bülteninize talimatlar ve özel talimatlar eklediğinizden emin olmak istersiniz. Şirketinizin merkezi tek bir konumdaysa, ancak etkinliğiniz 30 mil uzakta tesisinizde ise, bunu sürümünüzde açıkça belirtmeniz gerekir.

Telefon Görüşmelerini İzle

Basın bülteninizi gönderdikten sonra, aldıklarını doğrulamak için gazetelerdeki editörleri veya TV istasyonlarındaki yapımcıları arayabilirsiniz. Tüm sorman gereken bu.

Sık sık gelip gelmeyeceklerini düşünüp düşünmediklerini söylemeleri için konuşma açar. Ama olmasa bile, gelip gelmediklerini sormak istemezsiniz. Eğer yapabilirlerse orada olacaklar ama herhangi bir söz vermeyecekler.

Unutmayın, son dakika haberleri veya ağır haber günleri onların gelmesini engelleyebilir. Orada dururken etkinliğin olduğu günlerde bile gazetecilerin gelmesini beklemek için onları gelip gelmediklerini görmek istemezsiniz.

Ayrıca telefon görüşmenizi yaptığınız saati de izlemek istersiniz. 17: 00'dan önce on dakikada arama sizin için günün sonu gibi görünebilir, ancak bir gece gazetesine kadar on dakika süren bir yapımcı için. Aramak için en iyi zamanlar genellikle 10:00 ile 13:00 ile 14:30 arasındadır.

Etkinliğinizin Zamanını Dikkatlice Planlayın

Herkes son teslim tarihleri ​​üzerinde çalışıyor. Gazeteler, ertesi günkü sorunu yatağa yatırdıkları zamanları belirlemişlerdir. Bu, etkinliğinize saat 17: 00'de geldikleri anlamına gelir. Perşembe günü, kapsama Cumartesi gününe kadar görünmeyebilir.

TV istasyonlarında genellikle sabah, öğle, 05:00, 6:00, 10:00 ve / veya 23:00 vardır. TV pazarınıza bağlı olarak hafta boyunca haber yayınları. Medya etkinliğiniz saat 16: 00'da başlıyorsa kapsama alma. çok zor olabilir. Sadece haber arabalarına atlamayacaklar ve kasetinizi 5: 00'a kadar havaya çıkarmak için deli gibi sürmeyecekler. Yazılması gereken bir komut dosyası ve düzenlenmesi gereken bir bant var.

Etkinlik zamanınızı yalnızca gazetecilere uygun olmayacak, aynı zamanda daha fazla maruz kalma şansınızı artıracak şekilde planlayın.

Herşeyi Yapmaya Çalışmayın

Yönetmen olmak cazip gelse de, muhabirlere, fotoğrafçılara veya videografikerlere hangi çekimleri yapmasını istediğinizi söylemeyin. Onlarla belirli bir ilişki kurmak ve gazete veya TV istasyonu ile bir ilişki başlatmak istiyorsunuz. İşlerini nasıl yapacaklarını söyleyerek hiç arkadaş kazanamazsınız.

İçeri Girmeyi (ve Çıkmayı) Kolaylaştırın

Etkinliği 50.000 metrekarelik tesisinizde tutuyorsanız ve medyaya izin verdiğiniz alan binanın arkasındaysa, onlara mümkün olduğunca kolay erişim verin. Onları binanın önüne park etmeyin ve sonra yardımcı olabilirseniz ekipmanlarını arkaya doğru çekmeyin. Arkaya doğru sürmenin bir yolu varsa, medyaya basın bülteninizdeki sürüş talimatlarını bildirin ve geldiklerinde yolu açıkça işaretleyin.

Ayrıca tesisinizin hangi alanının kesinlikle sınır dışı olduğunu da değerlendirmek istersiniz. Örneğin, uzun bir yürüyüşten kaçınamıyorsanız, medyanın gerçekten tüm binanızda kameralarla geçmesini ister misiniz? Bu, istediklerini çekmeye başlayacakları anlamına gelmez. Ancak birçok şirket, kameraların ve çalışan olmayanların tescilli nedenlerle nereye gidebilecekleri konusunda katı politikalara sahiptir.

Görselleri Düşünün

Görsellerinizi dikkatlice düşünün. Medyaya olabildiğince pratik deneyim verin. Yarım saat boyunca bir ürün hakkında konuşmak ve daha sonra broşürdeki resme atıfta bulunmak, medyanın göstermek zorunda olmadığı bir şeydir. Unutmayın, görselleri potansiyel müşterilerinize - izleyicilerine veya okuyucularına - aktarıyorlar, bu nedenle ihtiyaç duyduğunuz kapsamı alabilmeniz için kitlenizi akılda tutmak önemlidir.

Basın Kitini Unutma

Etkinliğinizle ilgili bilgileri ekleyin ve medyaya dağıtın. Bu bilgi, hikayeyi yazmalarına yardımcı olacak, ancak önemli bilgileri sağladığınız için haberler üzerinde daha fazla kontrole sahip olmanıza yardımcı olacaktır.

Medya İlgili Kişinizin Uygun Olduğundan Emin Olun

Sorularınız için medyanızın iletişim bilgilerini hazır bulundurmayı unutmayın. Bir muhabirin başka soruları varsa, medya kişinizi hızlı bir şekilde ele geçirebilmeleri gerekir. Medya kişisinin telefon numarasını ve diğer iletişim bilgilerini basın kitinize eklediğinizden emin olun.

Deneyimli Çalışanları Kullanın

Etkinliğinizin sözcülerini kendi medya kişinizle sınırlamanız gerekmez. Bir çalışan, belirli bir ürün geliştirme ve çalışma konusunda daha fazla deneyime sahip olduğu için daha iyi bir ses ısısı verebilirse, elbette onları sorulara hazır hale getirin.

İfadenizi Önceden Hazırlayın

Kamerada veya bir gazete muhabiriyle konuşmayı planlıyorsanız, önceden ne söylemek istediğinizi düşünün. Basın kitinizi okumak ve sahip oldukları soruları sormak için işinize aşina olmayan bir arkadaşınızın olması yardımcı olabilir. Bu sorulardan ve kendi beyin fırtınanızdan, bir cevap listesi hazırlayın. Prova yapmak istemiyorsunuz, ama hazırlıksız ses çıkarmak ya da "Umm ..." demek istemiyorsunuz.

Farklı ortam türlerini de göz önünde bulundurmak istersiniz. Gazetenin televizyondan farklı ihtiyaçları var ve tam tersi. Bir gazete muhabiri size bir TV muhabirinden çok farklı sorular sorabilir. Her ortam, haberlerinizi sunmanın farklı yollarına sahiptir, bu nedenle kitlelerine en uygun olan türe ihtiyaç duyarlar.

Muhabir Gösterilmiyorsa Ne Yapmalı?

İstasyon ya da gazete muhabir yerine bir fotoğrafçı ya da kameraman gönderebilir. Bu, hikayenizin onlar için önemli olmadığı anlamına gelmez. Hikaye kapsamınızı vermeyi planlamasalardı orada olmazlardı, bu yüzden çok iyi görünen herkese davranın.

Bir kameraman kendi ekipmanlarını kullanıyorsa, o zaman onlara bir basın kiti vermeyin. İhtiyaç duydukları çekimleri yapana kadar yanlarında taşımayı önerin. Onlara ikinci sınıf bir vatandaş gibi davranmak, onu istasyona geri götürecek ve gelecekteki kapsama şansınıza zarar verebilir.