Ofis Asistanı Beceri Listesi ve Sorumlulukları
İçerik
Ofis asistanı pozisyonları (kişisel asistanlara benzer) tüm endüstrilerde bulunabilir ve oldukça büyük bir beceri grubunu paylaşabilir. Ofis asistanları bazen sekreter veya idari asistan olarak bilinir, ancak yaptıkları şey bir ofisin işleyişine yardımcı olmaktır. Ofis ister bir hukuk bürosuna, bir tıbbi uygulamaya, bir eğitim kurumuna veya bir şirkete ait olsun, ihtiyaçlar benzerdir; birileri ofisi kullanan insanlar adına kayıtlar dosyalamak, programları tutmak ve rutin iletişimi sağlamak zorundadır. O biri sen olabilirsin.
Ofis Asistanı İş Sorumlulukları
Ofis asistanı pozisyonları genellikle birbirine benzese de, iş hala değişkendir - ofisten ofise değil, günden güne değişir. Bugün bir resepsiyonist olarak hareket edebilirsiniz, yarın yazıcıyı onarmanız gerekebilir ve bundan sonraki gün tüm dosya dolabını yirmi birinci yüzyıla getirmeniz gerekir. Başarılı olmak için çok geniş bir beceri setine ihtiyacınız olacak.
Ofis asistanları iş dünyasının en büyük kahramanları arasındadır, çünkü işinizi doğru yaptığınızda kimse fark etmez - ofis kendini yönetiyor gibi görünüyor. Ancak bazı insanlar hızlı tempolu ama esnek çalışmalardan, her şeyin merkezinde olma hissinden hoşlanırlar. Ve iyi bir sekreter hemen hemen her yerde, her türlü organizasyonda iş bulabilir.
Beceri Listeleri Nasıl Kullanılır
Bu beceri listelerini iş arama süreciniz boyunca kullanabilirsiniz. İlk olarak, bu becerilerin adları anahtar kelimeler olarak işlev görür, bu yüzden özgeçmişinizi yazarken mümkün olduğunca çok kullanın. İstediklerine sahip olduğunuzu anlamak için süpervizörlere güvenmeyin, onlara doğrudan söyleyin.
İkinci olarak, aynı anahtar kelimeleri kapak mektubunuzda kullanabilirsiniz. Özellikle potansiyel işvereninizin en çok önem verdiği kişilere odaklanın. Araştırmanızı yapmanız gerekecek, çünkü ofis asistanı işleri genellikle benzer olsa da, işe alma amirleri önceliklerine göre değişir. İş tanımı muhtemelen gerekli becerilerin bir listesini içerecektir. Buna dikkat et.
Son olarak, görüşmenizi planlamak için bu tartışmayı kullanabilirsiniz. Burada listelenen her kategoriden beceri gösterdiğiniz bir zaman için en az bir örneğe hazır olduğunuzdan emin olun.
Ayrıca iş ve beceri türlerine göre listelenen beceri listemizi gözden geçirmeye yardımcı olabilir.
En İyi Ofis Yardımcısı Becerileri
Sözlü İletişim Becerileri: İletişim, bir ofis asistanı için kritik bir yumuşak beceridir. Süpervizörünüzle, diğer ofis personelinizle, yardımcı olduğunuz profesyonellerle ve muhtemelen aynı kuruluşun diğer ofislerindeki müşterilerle veya kişilerle etkileşimde bulunmanız gerekir. Hepiniz ekip olarak çalışıyorsunuz ve ana iletişim merkezisiniz. Her gün neşeli, yardımsever, bilgili, eklemli ve iyi bir dinleyici olmanız gerekir.
- Telefonu cevapla
- Müşteri İlişkileri
- İletişim
- Telefon Aramalarını Yönlendirme
- Mesaj Alma
- Telefon Aramalarını Yönlendirme
- telefon santrali
- Telefon
- Sözel iletişim
Yazılı İletişim Becerileri: Çoğu ofis asistanı çok yazıyor. Not yazabilir, formları doldurabilir veya mektup veya e-posta taslakları hazırlayabilirler. Bazıları şirketin web sitesi için içerik oluşturur veya diğerleri için metin düzenler. Açık, profesyonel yazılı iletişim şarttır.
- Yazışma
- E-posta
- Posta
- Postalar
- Yazıyor
- Kelime İşlem
- Yazılı iletişim
Samimiyeti: Bir ofis asistanı, müşterinin ofise girdikten sonra ilk gördüğü kişi olabilir. Ofisin ana yolcusu şu anda dışarıda kalırsa, ofis asistanı ziyaretçinin etkileşimde bulunduğu tek kişi olabilir. Her ziyaretçiyi bir gülümsemeyle ve nazik bir kelime ile karşılamaya ve onlara mümkün olduğunca ihtiyaç duydukları her konuda yardım etmeye hazır olmalısınız. Dolayısıyla, iyi kişilerarası beceriler bir zorunluluktur.
- Müşteri servisi
- Ziyaretçileri Yönetme
- Esnek
- Arkadaş canlısı
- Konukları selamlayın
- kişilerarası
- Olumlu davranış
- Güvenilirlik
- Hoşgeldiniz Ziyaretçi
Teknoloji Becerileri: Eski günlerde, sekreterler çok fazla yazdı. Zaman değişti ve teknoloji de değişti, ancak ofis asistanları hala klavyenin önünde bolca zaman geçirmeyi bekleyebilirler. Daktilo yerine, çeşitli yazılım uygulamalarında yolunuzu bilmeniz gerekir. Bazı hafif teknik desteklerin nasıl yapılacağını ve kalıcı bir yazıcının nasıl düzeltileceğini bilmek de zarar vermez.
- Bilgisayar
- Excel
- Internet
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- teknoloji
Organizasyon: Ofis görevlileri, birçok görevlerini etkin bir şekilde yürütmek için son derece örgütlü olmalıdır. Takvimlerin sürdürülmesinden ofisi düzenli tutmaya kadar diğer insanların da organize olmasına yardımcı olmanız gerekir.
- Yönetimsel destek
- randevular
- fatura
- Takvimler
- büro
- Veri girişi
- Posta Teslim
- Elektronik Dosyalama
- Gider raporları
- dosyalama
- Ön Büro İşlemleri
- Para İşleme
- Ofis görevleri
- Ofis malzemesi
- Ofis Tedarik Envanteri
- Ofis malzemeleri
- Ofis desteği
- organizasyon
- Kağıt işleri
- Nakliye
Problem çözme yetenekleri: Sorun çözme veya eleştirel düşünme becerileri, herhangi bir ofis asistanı için önemlidir, çünkü çoğu zaman başkalarının soru veya sorunla karşılaştığı kişi siz olursunuz.
- Ofis Faaliyetlerini Koordinasyon
- Toplantılar
- Problem çözme yetenekleri
- Sorulara Yanıt Ver
- Zamanlama
- Çağrıları Görüntüleme ve Yönetme
- Tablolar
- Takım çalışması
- Zaman yönetimi
- Yolculuk planları
