Proje Yönetiminin Temel Araçları ile Bir Proje Planlayın

İçerik

• Projenizi Gerçekten Tanımlamak ve Planlamak için Zaman ayırın
• Şirket Tatil Partisi Girişiminin Kapsamı
• Kapsamı Ayrık İş Bloklarına Ayırın
• İş Dökümünden Proje Planı Oluşturma
• İş Başlasın
• Alt çizgi

Çalışma dünyamız gittikçe artan bir proje dünyası. Projeler, yeni ürünler geliştirme, stratejik girişimler yürütme ve bir organizasyonda yeni olan her şeyi yapma şeklimizdir.

Tanımı gereği, projeler düzenli operasyon faaliyetlerinin aksine geçici ve benzersiz girişimlerdir. Birçok firma girişimlerini yönetmek için eğitimli, sertifikalı proje yöneticilerine güvenirken, tüm profesyoneller için proje becerileri giderek daha fazla gereklidir. Bu makale, profesyonel proje yöneticileri için çok iyi çalışan uygulamaları benimsemek isteyen herhangi bir profesyonel için bir proje planlamaya bir giriş sunmaktadır.

Projenizi Gerçekten Tanımlamak ve Planlamak için Zaman ayırın

Proje yöneticileri, toplam proje süresinin ağır bir kısmının planlamada harcandığını anlar. Birçoğumuz, işe başlamak için acele etme eğilimindeyiz, bu da projeler dünyasında, "kendiniz toplayın" perakendecilerinden birinden satın aldığınız yeni mobilya parçasındaki talimatları atlamaya benzer. Muhtemelen, talimatları okumadan işi yapmak için acele, çabalarınızın bir noktasında ciddi sorunlar yaratacaktır.

Doğrudan işin içine koşmak yerine, birkaç kritik konuyu ortaya çıkarmak önemlidir:

1. Tam olarak ne yaratıyorsunuz? Mümkün olduğunca spesifik olun.
2. Ne zaman tamamlanmalı?
3. Projeyi tamamlamak için hangi kaynaklara (insanlar, ekipman ve bütçe) erişiminiz var?

Yukarıdaki üç madde, bir kapsam ifadesinin temel bileşenleridir. Her proje yöneticisi, işe başlamadan önce kapsamı netleştirmek için çalışır.

Şirket Tatil Partisi Girişiminin Kapsamı

Şirket tatil partisi için örnek bir kapsam bildirimi aşağıdaki gibi okuyabilir:

Hedefimiz, 100 çalışanı ve diğer önemli kişileri için Aralık ayı sonuna kadar 10.000 doları aşmamak üzere bir şirket tatil partisi planlamak ve teslim etmektir. Planlama ve koordinasyonumuz CEO tarafından denetlenen 4 üye komiteden oluşacaktır. Partide açık bar, kaplamalı yemek, tatlı ve eğlence yer alacak.

Bu basit ama önemli ifadeyi hazırlamak için zaman ayırmak, projeye dahil olan ekip için güçlü bir rehberlik sunar. Herkes projenin doğasını, zaman çerçevesini, kaynakları ve bütçeyi anlar.

Kapsamı Ayrık İş Bloklarına Ayırın

Proje Yöneticileri, projenin belirli bir zaman dilimi içinde biri tarafından tamamlanması gereken tüm çalışmalarını açık ve uygulanabilir terimlerle tanımlamak için iş dökümü yapısı adı verilen bir şey oluşturur. Durumunuzda iş dökümü şunları içerebilir:

• Konumu belirleyin.
• Odanın uygunluğunu onaylayın ve depozito ile kilitleyin.
• Yemek seçeneklerini seçin.
• Çubuğu ve çubuğun ne içerdiğini onaylayın.
• Tatlı seçeneklerini belirleyin.
• Yemek seçenekleri ile davetiyeler oluşturun ve dağıtın.
• İade edilen davetiyelere dayanarak yemek seçeneklerini sonuçlandırın.
• Eğlence türüne karar verin.
• Eğlence seçeneklerini gözden geçirin ve seçin.
• Yemek odası kurulumunu onaylayın.
• Konuklar için masa hediyeleri satın alın.
• Etkinliği koordine edin ve iletin.

Proje yöneticileri, proje çalışmalarının bu dökümünü kaynaklar veya zamanlama dikkate alınmaksızın, ancak daha çok beyin fırtınası formatında geliştirecektir. Proje kapsamını elde etmek için gerekli tüm çalışmalar belirlendikten sonra, bunu sıraya koyma, sorumlulukları atama ve ekip üyelerinizden zaman ve maliyet tahminleri isteme zamanı.

İş Dökümünden Proje Planı Oluşturma

Önceki sayfada belirtilen basit iş dökümünü tamamladıktan sonra, şimdi şunları yapmanız gerekir:

• Proje kapsamına ulaşmak için tüm ana öğelerin tanımlandığını doğrulayın.
• Kimin hangi iş kalemlerini ele alacağını doğrulayın ve sorumlu tarafın ana iş görevlerini özetleyen bir sorumluluk matrisi oluşturun.
• Her ekip üyesinin görevlerini gözden geçirmesini, zaman ve maliyet tahminlerini tanımlamasını, son teslim tarihlerini not etmesini, kaynak ihtiyaçlarını özetlemesini ve sorumlu olmaları gereken işi kapsamlı bir şekilde değerlendirmelerini sağlayın.

Yukarıdaki adımlar tamamlandıktan sonra, proje ekibi olayları uygun sırayla sıralamak için birlikte çalışmalı ve kaynaklar veya olası zamanlama zorlukları için herhangi bir çatışmaya dikkat etmelidir. Bir proje yöneticisi bu adımı bir ağ diyagramı oluşturarak, kritik yolu hesaplayarak ve daha sonra bilgisayar yazılımı yardımıyla kaynakları planlayarak tamamlardı.

Gayri resmi yöntemler kullanarak daha küçük projeniz için, gerekli olan şey, sıradaki öğeleri yerleştirmek için basit bir post-it not tipi yaklaşımı olabilir. Bu süreç, harika bir tatil partisi planlamak ve sunmak için ilgili adımların ve son tarihlerin tam resmini geliştirmenizi sağlayacaktır!

İş Başlasın

Artık projeyi uygun şekilde kapsamlandırmak, önemli görevleri tanımlamak, görevleri sıralamak ve zaman ve kaynak gereksinimlerini değerlendirmek için zaman ayırdığınıza göre, ekibi belirlenen sorumlulukları üzerinde çalışmaya hazır hale getirmeye hazırsınız. Gayri resmi proje yöneticisi olarak rolünüz, işi izlemek, ekip üyelerini desteklemek ve zorlukları ortaya çıktıklarında tanımlamak ve çözmek. İyi bir proje yöneticisi, ilerlemeyi değerlendirmek ve ortaya çıkan riskleri belirlemek ve ilerlemek için ekip üyeleriyle düzenli olarak toplanır.

Alt çizgi

Yukarıda belirtilen aynı yaklaşımlar departmanınızdaki veya iş biriminizdeki herhangi bir proje durumuna uygulanabilir. Net bir kapsam geliştirin, işi tanımlayın, kaynaklar atayın, tahminler ve bir program geliştirin ve ardından işi izleyin ve kontrol edin. Uygulamalarınız iş yerinizdeki profesyonel proje yöneticileri tarafından tanınacak ve takdir edilecektir ve sonuçlarınız düşünmeden işin içine atmaktan çok daha iyi olacaktır.