İş Seyahati Giderleri Nasıl Çalışır?

İçerik

• Uzun Vadeli Görevlerde Çalışanların Seyahat Harcamaları
• İşverenler, Çalışan Seyahat Giderleri İçin Nasıl Ödüyor?
• İşvereninizin Seyahat Gider Politikalarını Bilin

Seyahat masrafları, bir çalışanın şirket işlerinde seyahat ederken yaptığı harcamalardır. Şirket işi örneğin konferansları, sergileri, iş toplantılarını, müşteri ve müşteri toplantılarını, iş fuarlarını, eğitim oturumlarını ve satış çağrılarını içerebilir.

Masraflar konaklama, kişisel araç kilometre geri ödemesi, uçuşlar, karayolu taşımacılığı, belboylara ipuçları, yemekler, garsonlara ipuçları, oda servisi ve bir çalışanın yoldayken yaşayabileceği diğer olası masrafları içerebilir.

Bir kuruluşun geri ödeyeceği harcamalar şirketin iş seyahati politikasında bulunur. Kuru temizleme ve spor salonu üyeliği gibi çeşitli masraflar, beklenen seyahat masrafları, barınma ve yemeklerin yanı sıra uzun yolculuklarda çalışanlar için karşılanabileceğinden şirketinizin politikasını öğrenin.

Uzun Vadeli Görevlerde Çalışanların Seyahat Harcamaları

Seyahat eden çalışanlar için uzun süreli konut tesisleri kullanırken, birçok işveren, çalışanın iş için yoğun bir şekilde seyahat ettiği zamanlarda, çalışanın ailesini ziyaret etmeleri için fırsatlar da sunmaktadır. Bir çalışan geçici olarak başka bir şirketin yerine tayin edildiğinde, işverenler bazen çalışanın ailesinin öngörülen zaman aralıklarında ziyaret etmesi için ödeme yapar.

İşverenler, uzun süre evden ve aileden uzak çalışanlar için değer seçenekleri sunmaya çalışmaktadır. İşvereninizin çalışanların moral ve özveri geliştirmek için sunduğu seyahat ayrıcalıklarından yararlanmanız gerekir.

Konferanslarda, satış çağrılarında ve yerinde ziyaretlerde müşteri eğlencesi, geri ödenebilir bir diğer masraftır, ancak şirketinizin politikalarını bilin, böylece eğlence maliyetlerine uygulanan sınırları aşmazsınız.

Ayrıca şirketinizin havayolu mil kredisi verme politikasını da bilin. Değişir. Bazı şirketler, çalışanların daha sonra kişisel aile seyahatleri için kullanabilecekleri havayolu milleri toplamasına izin verir. Diğerleri, ek çalışan iş seyahatlerini karşılamak için kullandıkları seyahat milleri bankası tahakkuk eder. Yine, şirketinizin politikalarını bilmek çok önemlidir.

İşverenler, Çalışan Seyahat Giderleri İçin Nasıl Ödüyor?

Kurumlar genellikle çalışan seyahat giderlerini bu üç şekilde öderler.

• Şirket kredi kartları: İş için sık seyahat etmesi gereken çalışanlara kredi kartları verilir. Çalışanlar, şirket kredi kartına yapılan bir iş gezisinde yaptıkları harcamaların çoğunu talep edebilir. İpuçları ve fast food gibi olayların geri ödenmesi için, çalışanların seyahatlerinden döndüklerinde bir gider raporu doldurmaları gerekecektir. Ücretli kartlar çalışanlar için uygundur, çünkü geri ödemeden önce işletme masraflarını ödemek için nakit bulmak zorunda değildirler. Yine de şirketinizin politikaları hakkında bilgi sahibi olun; bu masrafları bir kredi kartından borçlandırsanız bile, makbuzları ve diğer destekleyici dokümanları teslim etmeniz gerekebilir.
• Nakit: Çalışan şirket kredi kartı olmayan kuruluşlar, çalışanların yoldayken her harcama için bir masraf geri ödeme raporu doldurmalarını gerektirir. Genellikle her gider için makbuz ve bir miktar gerekçe gerektirirler. Bir organizasyon nadiren çalışanlardan uçak bileti gibi büyük biletler için ödeme yapmalarını ve daha sonra geri ödeme talep etmelerini ister. Bir şirket satınalma siparişi veya şirket kredi kartı, büyük harcamalar için ön ödeme yapacaktır. Ancak çalışanların, daha sonra geri ödenecek olan günlük seyahat masrafları için genellikle cepten nakit ödeme yapmaları gerekmektedir.
• Günlük: Günlük başına, bir çalışanın tüm masrafları karşılaması için verilen belirli bir miktar paranın günlük karşılığıdır. Çalışan, günlük olarak tahsis edilen para miktarı parametreleri dahilinde sağlam seyahat gideri seçimleri yapmaktan sorumludur. Bazı şirketler, ulaşım ve barınma için doğrudan ödeme yaparlar, ancak seyahat eden çalışanlara yemek ve kara taşımacılığı da dahil olmak üzere diğer tüm masraflar için günlük ücret verirler. Çalışanların, harcırahdan ekstra nakit tutmak için masrafları düşürdükleri bilinmektedir. Şirketler genellikle buna izin verir.

İşvereninizin Seyahat Gider Politikalarını Bilin

İş için seyahat eden çalışanların şirket seyahat politikaları ve geri ödeme masrafları hakkında güncel olmaları önerilir. Politikaların dışında kalan giderler genellikle geri ödenmez veya karşılanmaz.

Günlük başına ödeme yapanlar hariç çoğu şirket tarafından makbuz istenmektedir. Şirketinizin ayrıca çalışanların seyahat masraflarını karşılamak için kullanmasını bekledikleri bir formu da vardır.

Geri ödenebilir giderlerin üstünde kalmak için, çalışanlara genellikle bir gider raporu sunmaları ve geçerli makbuzları teslim etmeleri gereken bir süre verilir. Finans departmanının güncel kalmasına yardımcı olacak yönergeleri olacaktır.

Kuruluşunuzda neyin uygun seyahat masraflarını oluşturduğu hakkında sorularınız varsa yöneticinize ve İnsan Kaynakları departmanına danışın. Daha sonra para harcamak ve sürpriz almak istemezsiniz.