Risk Yönetim Planı ile Patronunuza Güven Verme
İçerik
- Proje Yönetiminde Risk Yönetimi Nedir?
- Risk Yönetimi Planlaması
- 5 Adımlı Risk Yönetimi Süreci
- 1. Adım: Başlatın
- 2. Adım: Tanımlayın
- 3. Adım: Değerlendirin
- 4. Adım: Yanıtları Planlayın
- 5. Adım: Uygulama
En iyi proje yöneticileri, bölüm müdürlerine ve proje sponsorlarına tam güven duyuyorlar. Projelerinin arkasındaki yöneticiler, ekstra finansmana, daha fazla kaynağa ihtiyaç duyduklarını veya bir sorunun çözülmesine yardımcı olduklarını söylediklerinde inanıyorlar.
Riskli durumlarda çalışırken, doğru kite ihtiyacınız var. Bir sırt çantası ipi ve kramponları olan bir yürüyüşçü gibi, proje riskiyle de başa çıkmak için araçlara ihtiyacınız var.
Bir risk yönetim planı ile yöneticinizin projenize olan güvenini artırabilirsiniz. Basit beş adımlık bir süreç, patronunuzun projenizi (ve sizi) nasıl gördüğünü büyük ölçüde değiştirebilir.
Proje Yönetiminde Risk Yönetimi Nedir?
Proje yönetiminde risk yönetimi, proje risklerini belirleme, değerlendirme ve bunlara yanıt verme sürecidir.
Proje riskleri, projeyi etkileyebilecek şeylerdir (olumlu veya olumsuz, ancak genellikle insanlar riski proje üzerinde olumsuz etkisi olacak olaylar olarak yorumlar).
Projeniz büyük ya da küçük olsun, projeyle ilişkili riskleri olacaktır. Bu riskler, okul geçit töreninizin yağma riskinden yeni devre kartınızın kritik bir bileşeninde fiyat artışı riskine kadar herhangi bir şey olabilir.
Proje riski, doğru yönetilmezse, projenizi başarıyla teslim etmeyi zorlaştırabilir. Kontrol edilmeyen riskler programınıza zaman kazandırabilir, zamanınıza çalışabilir ve bütçenize para kazandırabilir. Yöneticiler bu tür şeyler hakkında gergin olurlar. Bunların hepsi bir risk yönetim planı ile önlenebilir.
Risk Yönetimi Planlaması
Risk yönetimi planı, proje ekibinizin sunma yeteneğine olan güveninizi artırmanın harika bir yoludur - ve bu da yöneticinizin güvenini arttırır. Yapabileceğinize inanmalarını istiyorsunuz ve projeyi başarıyla teslim etmenizi neyin engelleyebileceğinin farkında olmalarını istiyorsunuz. Bir risk yönetim planı bunu yapmak için mükemmel bir araçtır.
Ve tahmin et ne oldu? Başlamak gerçekten çok kolay.
Proje risk yönetimi beş adımlı basit bir süreçtir. Olması gerekenden daha karmaşık hale getirmeyelim. Bu, bugün başlayabileceğiniz, bir sonraki toplantınızda tartışmaya hazırlayabileceğiniz ve birileri dakikayı yazarken bitmesini sağlayabileceğiniz bir şeydir.
5 Adımlı Risk Yönetimi Süreci
Proje yönetiminin birçok bölümünde olduğu gibi, risk yönetimi de bir süreçtir. Beş adım:
- başlatmak
- belirlemek
- Değerlendirmek
- Yanıtları Planla
- uygulamak
Bu terimler şu anda sizin için pek bir şey ifade etmiyorsa, lütfen buna uyun - her şeyi açıklayacağım.
1. Adım: Başlatın
İlk olarak, proje yönetimi ortamınızda risk yönetiminizin bağlamını ayarlamak istiyorsunuz.
Muhtemelen burada yapacak çok fazla iş yok çünkü şirketinizdeki bir kişi zaten bir kurumsal risk politikası hazırlamış olacak ve tek yapmanız gereken bunu takip etmek. Bu, şirketin riske yaklaşımını açıklar ve hatta ihtiyaç duyduğunuz şablonları zorunlu kılabilir. Şablonlar her zaman size bir iş kazandırır, bu yüzden onlar için de dikkat edin!
Kurumsal bir risk politikanız olmasa bile, yanınızda projeleri yöneten başka birinin de kopyalayabileceğiniz bir proje risk yönetimi planı olabilir. Neden tekerleği yeniden icat ettiniz? Zaman kazanmak ve daha fazlasını yapmak istiyorsanız belgeleri yeniden kullanmak bir zorunluluktur.
Projeniz için bir risk yönetimi planı oluşturmak için bulduklarınızı kullanın. Bu, genel proje yönetim planınızın bir parçasıdır ve projenizdeki risk yönetimine nasıl yaklaşacağınızdan bahseder.
Ne koyacağınızı bilmiyorsanız, okumaya devam edin! Sonraki adımlar, risk yönetimi planınızda ne hakkında konuşacağınız konusunda daha iyi bir fikir verecektir.
Bu, aşağıdaki yollarla güveni artırır: Yöneticinize, projenizdeki belirsizlikle başa çıkmak için bir yaklaşımınızın olduğunu ve aktif olarak riski yöneteceğinizi göstermek.
2. Adım: Tanımlayın
Bir yaklaşımı özetledikten sonra, onunla çalışmaya başlayabilirsiniz.
Şimdi projenizi etkileyecek riskleri siz belirlersiniz. Bu sadece zaman içinde bir anlık görüntüdür ve risk kaydınız, yeni bir şeyin de orada olmasını sağlamak için tekrar tekrar geri dönmek isteyeceğiniz bir şeydir.
Ortak risklerin bir kontrol listesini kullanarak, proje üzerinde paydaşlarla görüşmeler yaparak (özellikle neyin yanlış gidebileceğini söyleyecek çok şeyleri olduğu için zor paydaşlarla), oturumları beyin fırtınası yaparak ve sağduyunuzu kullanarak riskleri tanımlayabilirsiniz.
Eğer olurlarsa sorun yaratabilecek şeyler arıyorsunuz. (Unutmayın, riskler henüz gerçekleşmedi. Proje sorunları zaten olan şeyler.)
Bunu nasıl yaparsanız yapın, kesinlikle başka insanları da dahil etmelisiniz. Yalnız, tüm resme sahip olmayacaksınız ve sonuçta bir şeyler eksik olacaksınız.
Riskler herkes tarafından tanımlanabilir ve tanımlanmalıdır. Bir proje yöneticisi olarak işiniz, ekip olarak onlar hakkında bir şeyler yapabilmeniz için meslektaşlarınızı sizinle risk oluşturmaya teşvik etmektir.
Tespit edilen tüm riskler risk kaydına kaydedilmelidir. Takımda bir proje koordinatörünüz veya bir proje destek görevliniz varsa, bunu yapabilirler. Aksi takdirde, bu sizin gerçekleştirmeniz gereken idari görevlerin bir parçasıdır.
Bu, aşağıdaki yollarla güveni artırır: Projenizi etkileyebilecek kilit risklerin farkında olduğunuzu ve sürekli olarak yeni risklerden haberdar olmak için bir yolunuz olduğunu göstermek.
3. Adım: Değerlendirin
Riskler daha sonra olasılık ve etki açısından değerlendirilir. Bir riski değerlendirirken, oluşma olasılığını, ele alınmasının maliyetini ve proje zaman çizelgenize ne kadar zaman katacağını düşünün.
Başka bir önlem olarak, yakınlığı da değerlendirebilirsiniz, bu da zaman içinde gerçekleşme riskinin ne kadar yakın olduğu anlamına gelir. Yüksek yakınlığa sahip bir risk, potansiyel olarak yakında gerçekleşecektir. Yakın gelecekte bir risk, uzak bir gelecekte olabilir. Bu, risklerle başa çıkma konusunda zamanınızı ve enerjinizi önceliklendirmek için başka bir faktör sağlayabilir.
Bu, aşağıdaki yollarla güveni artırır: Yöneticinizin takımdaki herkesin ne olacağı konusunda net bir fikre sahip olmasını sağlamak, bu risklerden herhangi birinin gerçekleşmesi durumunda.
4. Adım: Yanıtları Planlayın
Şimdi risk yönetimi planınızın etli kısmına geliyoruz. Bu adımda, uygun bir yanıt belirleyerek riskin nasıl yönetileceğini öğrenin.
Bunu yapıyoruz çünkü şimdiye kadar elinizde olan tek şey, gelecekte projenizi rotadan atmak için neler olabileceğinin ve bunun ne kadar büyük bir anlaşma olacağıdır. Daha sonra yöneticinizin bilmek istediği şey: Bu konuda ne yapacaksınız?
Genel olarak, bir proje riskini ele almak ve yönetmek için yapabileceğiniz dört şey vardır. Onlar:
- Kaçının: Bu sonucun ortaya çıkmasını önlemek için adımlar atın.
- Transfer: Sorumluluğu sigorta poliçesi gibi başka bir tarafa geçirin.
- Etki Azaltma: Sorun oluştuğunda etkisini azaltmak için harekete geçin.
- Kabul Et: Riskli sonucun ortaya çıkabileceğini ve ekibinizin rızasıyla bunu önlemek için herhangi bir işlem yapmadığını anlayın.
Bazı risklerinizin olumlu bir sonucu olabilir. Örneğin, yeni ürünlerin çoğunu satma ve telefon hatlarını çarpma riski vardır. Bu güzel bir sorun olurdu, ama yine de planlamanız gereken bir risk.
Olumlu bir risk oluşması için hazırlanabileceğiniz çeşitli yollar vardır:
- Yararlanın: Ödüllerinizi alabilmeniz için bu sonucun gerçekleştiğinden emin olmak için elinizden geleni yapın.
- Olumlu bir riski daha muhtemel hale getirmek için başka bir meslektaşınızla veya şirketle çalışın.
- Geliştirin: Olumlu bir sonuca katkıda bulunabilecek faktörleri etkileyin ve daha fazla fayda sağlamaya çalışın.
- Kabul Et: Olumlu bir risk olasılığını kabul edin ve hiçbir şey yapmayın.
Kaydınızdaki her risk için hangi yanıt stratejisinin en iyi strateji olduğunu bulmanız gerekir. Örneğin, fabrika çatısının çökme riskinin, gerçekleşmesi muhtemel olmadığı için kabul edeceğiniz bir şey olduğuna karar verebilirsiniz. Bununla birlikte, gıda zehirlenmesinin iş gücünüzün yarısını ortadan kaldırması riski, tüm catering personelinizi yeniden eğiterek aktif olarak azaltacağınız bir şeydir. Daha önce olmuşsa ve bununla ilgili bir şey yapmadığınız sürece aslında oldukça olasıysa, riski azaltmak istersiniz.
Yanıt tanımlandıktan ve üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, risk yönetimi eylem planını yürütmek üzere risk sahipleri atanabilir. Başka bir deyişle, planınızda üzerinde anlaştığınız görevleri görmek için birisinin sorumlu olması gerekir.
Bu, aşağıdaki yollarla güveni artırır: Yöneticinize, projeniz için sorunlara neden olabilecek şeyler hakkında ne yapacağınızı düşündüğünüzü ve proje üzerindeki belirsizliği ve riski azaltmak için planlar yaptığınızı göstermek.
5. Adım: Uygulama
Risk yönetimi planınız şimdiye kadar her bir risk için risk azaltma faaliyetlerinden kimin sorumlu olacağını içermelidir. Artık açık riskleri aktif olarak yönetebilmeniz için bu görevler üzerinde çalışmalıdırlar.
Bu, aşağıdaki yollarla güveni artırır: Siz ve proje ekibinizin ne yapacağınızı söylediklerinizi takip edebileceğinizi göstermek. Neler başardığınızı ve azalttığınız riskleri bildirerek, yönetim ekibinize projenizi sorunlara karşı geleceğe karşı kanıtlamak için gerekenleri yapmak ve yapmak konusunda ciddi olduğunuzu gösterir.
Bir risk geçtikten sonra - ya gerçekleştiği ya da artık olamayacağı için artık geçerli olmadığında - risk kaydınızdan kapatabilirsiniz.
Bu proje risk yönetimi planını yürürlüğe koymak, sizi diğer yöneticilerden ayırabilir. Kendi patronunuz, projenizin ortaya çıkmasına neyin neden olabileceği konusunda stratejik ve yaratıcı bir şekilde düşünebileceğinize ve en önemlisi bu konuda bir şeyler yapabileceğinize dair kanıtlara sahip olacaktır. Sorunları ortaya çıkmadan önce aktif olarak yöneten, barikatları süpüren ve her şeye hazırlıklı olan kişi siz olacaksınız!
Proje riskini yönetmede iyi olduğu yönetim tarafından güvenli bir el çifti olarak görülmenin kesin bir yoludur. Proje riskini başarıyla yönetmeye başlamak için çok fazla deneyime veya sertifikaya ihtiyacınız yoktur (risk yönetiminde resmi nitelikler mevcut olsa da). Bu kolay beş adımlık süreç yakında proje risk yönetiminin proje planlarınıza dahil edildiği anlamına gelecektir.
