Proje Yönetimi Ekibi Hesap Verebilirlik İpuçları
İçerik
- Başlangıç Toplantısında Adres Sorumluluğu
- Görevlerin Birbirine Bağlılığını Vurgulayın
- Eylem Öğeleri Hakkında Kamu Taahhütleri Alın
- Eylem Öğelerini Halka Açık Takip
- Kötü Performansla Yüzleşin
- Gerektiğinde Performans Sorunlarını Artırın
Her projenin başarısı için kritik olan hesap verebilirlik, bir proje yöneticisinin işleri halletmek için insanlara bakması, mikro yönetim veya göz atması gerektiği anlamına gelmez. Bu tür taktikler genellikle proje yöneticisine karşı çekişmeye ve düşmanlığa neden olur. İnsanları sorumlu tutan tek kişi olmaktan ziyade, proje yöneticisinin atabileceği daha iyi bir yaklaşım, tüm ekibi projenin hesap verebilirliğini desteklemek için güçlendirmektir. İşte bir projeye hesap verebilmenin altı yolu:
Başlangıç Toplantısında Adres Sorumluluğu
Proje başlangıç toplantısı, proje ekibini proje hakkında heyecanlandırmanın ve projenin nasıl yürütüleceğine dair beklentileri belirleme zamanıdır. Hesap verebilirliği projenin temel ilkesi olarak belirlemek kritik öneme sahiptir.
Başlangıç toplantısında, proje sponsoru ve proje yöneticisi beklentilerini açıkça ortaya koyuyor. Proje sponsoru, proje yöneticisini nasıl sorumlu tutabileceklerini ve proje yöneticisinin diğer herkesi nasıl sorumlu tutacağını not eder.
Hesap verebilirlik burada bitmiyor. Bu noktalara dayanarak, proje yöneticisi ekip üyelerinin kendilerine proje yöneticisini de sorumlu tutmasını beklediklerini bilmelerini sağlar. Proje yöneticisi ayrıca ekip üyelerinin birbirlerini nasıl sorumlu tutmayı beklediklerini de not eder. Tüm ekip üyeleri profesyonellik ve başkalarına saygı gösterdikleri sürece, birbirlerini çağırmak teşvik edilir.
Bu ifadeler açık bir hesap verebilirlik sistemi oluşturmaktadır. Proje yöneticisi nihayetinde projenin başarısından sorumludur, ancak başarılı olmak için, proje yöneticisi herkesin hesap verebilir olmasını ve birbirini sorumlu tutmasını beklemektedir.
Görevlerin Birbirine Bağlılığını Vurgulayın
Projeler neredeyse her zaman birbirine bağlı görevleri içerir. Projeyi başarılı kılmak için bazı şeylerin sırayla gerçekleşmesi gerekir. Bir proje yöneticisi ekibe bir projenin detaylarını koyarken, proje yöneticisi görevlerin nasıl kesiştiğini vurgulamak konusunda kasıtlı olmalıdır.
Bazen görevler aynı anda çalışır. Zorunluluktan veya verimlilik yararına olabilir. Görevler tamamlandıktan sonra iş ürünleri bir sonraki görevde kullanılmaya başlanır. Hesap verebilirlik yapısı yukarıdaki örnekte olduğu gibi çalışır. Sonraki görevde çalışanlar, önceki görevler üzerinde çalışanları sorumlu tutar.
Ekip üyelerine, görevlerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu ve her ekip üyesinin diğer ekip üyelerinin yararına nasıl iyi işler yapması gerektiğini gösteren proje yöneticisi tarafından, proje yöneticisi birbirlerini sorumlu tutan ekip üyelerini teşvik eder.
Bir ekip üyesi, başka bir ekip üyesi görevlerini bitirene kadar bir görev başlatamazsa, bağımlı ekip üyesinin diğer ekip üyesinin başarısına olan ilgisi vardır ve bu ekip üyesini zamanında ve yüksek kaliteli performanstan sorumlu tutacaktır.
Eylem Öğeleri Hakkında Kamu Taahhütleri Alın
Proje yöneticilerinin ekip toplantıları yapmasının nedenlerinden biri, projenin nasıl ilerlediğine bağlı olarak sonraki adımları belirlemektir. Mümkün olduğunda, işler plana göre gitmelidir, ancak beklenmedik konular ortaya çıktığında ele alınmaları gerekir.
Kim bir sorunu ele almayı kabul ederse etsin, görevi üstlenen ekip üyesi, proje yöneticisi ne yapılacağını ve ne zaman tamamlanması gerektiğini belgelemelidir.
Eylem öğesi daha sonra toplantı notlarına veya eylem öğeleri günlüğüne dahil edilmelidir. Farklı proje yönetimi felsefeleri bunu farklı yapar. Anahtar, ileride başvurmak üzere eylem öğelerini yazmaktır.
Eylem Öğelerini Halka Açık Takip
Ekip üyeleri taahhütte bulunduğunda, tüm ekip tamamlanan göreve güvenebilmelidir. Bu taahhütleri yazmak harika ama görevlerin tamamlanması gerekiyor.
Görevler atandıkça, proje yöneticilerinin ekip üyelerinin sözlerine bağlı kalmasını sağlamak için takip etmeleri gerekir. Sorumluluğu paylaşmanın en iyi yanı, proje yöneticilerinin kötü adam olması gerekmemesidir.
Proje yöneticisi hesap verebilirlik atmosferi oluşturduktan sonra, proje yöneticisinin takip etmeyen birini lambaste etmesine gerek yoktur. Grup dinamikleri bu duruma dikkat edecektir. Akran baskısı olumlu çalışabilir. Proje yöneticisinin sadece eylem maddesine dikkat etmesi ve sorumlu kişinin konuşmasına izin vermesi gerekir.
Proje yöneticisinin zaman zaman bir taahhüdün neden yerine getirilmediğine dair araştırma yapan sorular sorması gerekebilir, ancak genellikle sorumlu kişi hatalar, yanlış hesaplamalar veya engeller hakkında gelecek ve orijinal eylem öğesini tamamlamak için yeni bir taahhütte bulunacak ve muhtemelen performansta herhangi bir artış için kefaret etmek.
Kötü Performansla Yüzleşin
Bir proje ekibi üyesinin düşük performansı, proje yöneticilerinin hızlı ve diplomatik olarak ele alması gereken bir konudur. Diğer proje ekibi üyeleri düşük performansın tolere edildiğini görürlerse, motivasyonları düşecek ve performansları buna göre azalacaktır.
Bununla birlikte, proje yöneticileri, beklentileri karşılamadıklarında kötü performans gösteren sanatçıları kısmak için şaşkınlık yapamaz. Bu, şeyleri hızlı bir şekilde ele almak ve insanca ele almak arasında dengeleyici bir eylemdir.
Kötü performans kendi kendine gitmez. Oyalanmasına izin verilemez, ancak proje yöneticileri, dikkatleri çekildikten sonra kötü performans gösterenlere davranışlarını düzeltmek için zaman ayırmalıdır.
Gerektiğinde Performans Sorunlarını Artırın
Kötü performansı birebir ele almak işe yaramıyorsa, proje yöneticisi sorunu ekip üyesinin amirine iletmelidir. Bu başarısız olursa, proje sponsorunun müdahale etmesi gerekebilir.
Bir konuyu proje sponsoruna iletmeden önce, bir proje yöneticisi diğer tüm seçenekleri tüketmelidir. Düşük performans durumunda, proje yöneticisi proje sponsoruna özel olmalı ve sorunun çözümü için önerilerde bulunmalıdır.
Proje yöneticisi takım üyesinin ikinci bir müdür tarafından danışmanlık almasını istiyorsa, proje yöneticisi bunu söylemelidir. Proje yöneticisi ekip üyesinin değiştirilmesini isterse, proje yöneticisi böyle bir talepte bulunmalıdır. Proje yöneticisi seçenekler sunmalı ve her seçeneğin artılarını ve eksilerini vurgulamalıdır.
