Dış Kaynak Kullanımı için Bir Plan Nasıl Geliştirilir
İçerik
Medyada dış kaynak kullanımı hakkında birçok tartışma, karmaşık görünmesini sağlar, ancak oldukça basittir. Evlerimizde bile birçok görevi "dış kaynak" alıyoruz: Yemek pişirmek, çim alanlarımızı korumak ve çocuk bakımı, sadece birkaçını söylemek gerekirse. İşi kendimiz yapacak vaktimiz, odağımız veya becerilerimiz olmadığında, ödeyebileceğimiz bir fiyat için işi yapabilecek birini ve işi yapacak birini ararız. Kararları daha fazla faktör ve karar vericiler içerebilirse de şirketler aynı şekilde çalışır.
Gelişme süreci
Ancak aileler farklı kararlar alırken, şirketler dış kaynak kullanımı konusunda şaşırtıcı derecede farklı kararlar alabilirler. Tüm firmalar için çalışan bir şablon yoktur, ancak tüm firmaların dikkate alması gereken bir süreç vardır:
gerçekleşme
Geçmişte, birçok şirket dış kaynak kullanımının ne olduğunu bile bilmiyor olabilir. Bugün, dış kaynak kullanımını biliyorlar, ancak halihazırda kaç tane dış kaynak (ve dış kaynak benzeri) program yürüttüklerini fark etmeyebilirler: Kopya merkezleri, posta odaları, tesis yönetimi, BT ve hatta bir şirket hukuk departmanının parçaları. Dış kaynak kullanımı her sorunu çözmeyebilir, ancak önceki nesil sözleşme hakkında bilgi edinmek yeni projeleri belirleyecek ve değerli bilgiler sağlayacaktır.
Hedef Belirleme
Bir dış kaynak programı oluşturmada başarılı olmak için, toplam şirket maliyetlerini yüzde beş azaltma, tek bir konumun verimliliğine odaklanma veya yalnızca bir iş biriminde gerçekleştirilen işlevlere bakma gibi belirli hedefler tanımlamanız gerekir. Hedeflerin muazzam ayrıntılara ihtiyacı yok. Dış kaynak kullanım deneyiminiz arttıkça tanımlar da değişecektir.
katılım
Plana girdi sağlamak, varsayımları doğrulamak ve uzman görüşü sağlamak için birçok uzmanlık alanından katılımcılara ihtiyacınız vardır. Genel bir plandan belirli projelere geçtiğinizde, bu süreci tekrarlayacak ve daha spesifik bilgiye sahip alt gruplar oluşturacaksınız.
Kimlik
Artık bilgiyi tanımlamak ve yorumlamak için hedefleriniz ve uzmanlarınız olduğuna göre, dış kaynak kullanım programınız için belirli projeleri belirleme zamanı. Her firma finansal veya operasyonel analiz kadar farklı kriterler geliştirir ve kültür tarafından yönlendirilir, ancak bakmanız gereken ortak kriterler vardır:
- Önceki kararlar: Firmanız muhtemelen geçici işçi veya hizmet sözleşmesi gibi çalışan olmayanların kullanımına ilişkin daha erken kararlar almıştır. Ayrıntılar için Tedarik ve PMO'nuzla (Proje Yönetim Ofisi) birlikte çalışın. Bu listedeki sorunları nasıl ele aldıklarını görün ve alınan dersleri derleyin.
- Uzmanlık: Yeterli uzmanlığa sahip olmayan işlevler gerçekleştiriyor veya ürünler üretiyor musunuz veya yöneticileri elde tutmakta sorun mu yaşıyorsunuz? Mevcut yönetimin bu sorunları ele almak için bir planı var mı? Değilse, bu iyi bir dış kaynak projesi olabilir.
- Kalite: Bir işlevde doğru becerilere ve deneyimli yöneticilere sahip kişiler olsa bile, ihtiyacınız olan hizmet düzeyini alamayabilirsiniz. Yönetici müşteri anketleri yapıyor mu? Müşteriler ürünler veya hizmetler hakkında ne diyor? Dış kaynak kullanımı için bir başka bayrak da kalite boşluğu veya müşteri hizmetlerine ilgi eksikliği.
- Maliyet: Olağanüstü yüksek kaliteli bir hizmet mutlaka iyi bir değer değildir. Maliyetleriniz rakiplerle nasıl karşılaştırılır? İşlev aylık raporlar üretiyor mu: Birim maliyetler, işletme maliyeti, çok yıllı maliyet eğilimleri? Bu işlev bu raporları üretemezse, dış kaynaklı bir hizmet işlemlerinizde daha fazla şeffaflık sağlayabilir.
- Ölçek: Tüm firmanızı incelediğinizde beklenmedik birçok keşifte bulunacaksınız. Odaklanın! Büyük bir proje, daha küçük projelerden daha fazla dış kaynak kullanımı için daha iyi bir adaydır. Bu tek büyük proje çok daha az idari ve yönetim kaynağı gerektirecektir. Kapsamlı bir liste tutun, ancak yalnızca ilk proje dalgası üzerinde büyük bir etki sağlayan adayları seçin.
- Güvenlik: Artık potansiyel projeler hakkında iyi bir fikriniz var. Güvenlik standartlarına göre filtreleme zamanı. Güvenlik karmaşık ve tartışmalı bir konudur. Farklı endüstriler için farklı standartlar geçerlidir ve bazı firmalar rakiplerinden daha fazla güvenlik bilincindedir. İç ve endüstri standartlarını anlayın ve dış kaynak kullanım projelerini buna göre sınırlandırın. Tartışmalarınıza yasal, BT, kurumsal güvenlik, uyumluluk (varsa) ve "risk" bölümlerini ekleyin.
- Önceliklendirme: Yukarıdaki her madde (ve belki de diğer özellikler) puanlanmalı ve ardından her projeye toplam "dış kaynak değeri" verilmelidir. Kuşkusuz, puanları doğruysa ve diğer özelliklerin dikkate alınması gerekip gerekmediği, hangi özelliklerin en önemli olduğu konusunda çok fazla tartışma olacaktır. Bu süreç aylarca hatta yıllarca devam ederse şaşırmayın.
- İletişim: Potansiyel projelere öncelik verdiğinizde, çok sayıda toplantı yaptınız ve birçok insanla konuştunuz. Bu tartışmaların dış kaynak kullanımını hedeflediğiniz departmanlarda kamuya açık bilgiler olmasını bekleyin. Her zaman, bu tartışmaların, gerçek zamanlı olarak çalışan nüfusunuza ulaşacağını varsayın. Dikkatle düşünülmüş kurumsal iletişimin hazırlanması ve hazır olması gerekir. Söylentilerin gerçeklerden daha iyi bir bilgi kaynağı olmasına asla izin vermeyin.
yürütme
Bu sürecin sonunda, ilk dış kaynak planınız olacaktır. Bu planı uygularken daha birçok adım vardır: Verileri onaylamak, belirli projeler için alt komiteler oluşturmak, satıcıları tanımlamak, pilotları çalıştırmak, sözleşmeleri ödüllendirmek vb. Ancak, planınızı geliştirmek size ilk ve en önemli adımları sağlar.
