Proje Yönetiminde Yönetici Liderlik Desteği Alın

İçerik

• Yönetici Sponsoru Sorumlulukları
• Yönetici Sponsoru
• Rolün Örgütsel Tedavisi
• Yönetici Desteği Alma Adımları
• Nihai Satış Konuşması

Proje yöneticilerinin zor bir işi var. Rollerinin doğası gereği, yeni girişimleri sürdürmek ve başarmak için etkili bir ekip oluşturma sorumluluğunu üstlenirler. Projeler bir firmada yapılan tüm işleri kapsayabildiğinden, her proje yeni bir maceradır.

Proje başarısını teşvik eden en önemli faktörlerden biri, etkin ve etkileşimli bir yönetici sponsorun varlığıdır. Proje yöneticileri, yönetici sponsorların bir projenin başarılı olmasına yardımcı olmak için çok şey yaptığını bilirken, birçok yönetici nasıl yardımcı olabileceklerini veya ne yapacaklarını anlamıyor.

Yönetici Sponsoru Sorumlulukları

Yönetici sponsor bir projenin başarısı için şarttır. Projelerin başarısız olmasının birçok nedeni vardır, ancak bir kuruluşta destek eksikliği bunlardan biri olmamalıdır. Yönetici sponsorları:

• Bir projenin sonucu için yönetici düzeyinde sorumluluk alma
• Projeyi kiralayın ve proje yöneticisi ve çekirdek ekip üyelerine yetki verin
• Proje ekibinin kaynaklar ve görünürlük arayışını destekleyin
• Hesap verebilirlik ve şeffaflık dahil etkili ekip değerlerinin varlığını sağlamak ve desteklemek
• Ekibi olağanüstü zorluklar karşısında destekleyin
• Proje ekibini örgütsel müdahaleye karşı savunmak
• Dahil olun ve ilgilenin
• Girişimin başarısız olması durumunda proje yöneticisi ve ekip üyeleri kadar hesap verebilir olun

Yönetici Sponsoru

Destekleyici bir yönetici sponsorun yokluğunda, yukarıdaki sorumlulukların tümü, genellikle projeye dirençli olabilecek diğer yöneticiler veya yöneticiler ile etkisi olmayan zaten aşırı yüklenmiş proje yöneticisine aittir.

Etkili bir sponsorun bulunmaması, başarısızlık, yetersiz performans, artan maliyet ve kalite hedefleri ve olası artan takım kargaşası dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere proje sorunları riskini artırır.

Basitçe ifade etmek gerekirse, etkili bir yönetici sponsorun varlığı, sponsor oldukları proje için olumlu bir fark yaratmaktadır. Rolün bariz önemi göz önüne alındığında, çoğu kuruluşun yönetici sponsorlarla çalışmalarını ciddiye aldığını varsaymak makul olabilir.

Rolün Örgütsel Tedavisi

Çoğu firmanın proje yönetimi uygulamalarının iyi kurulmuş olduğu bir dönemde yönetici sponsor rolü konusunda olgun uygulamalar sergilemesini beklemek makul olsa da, durum tam tersidir.

• Birçok firmanın yönetici sponsorluğu konusunda resmi bir uygulaması yoktur
• Çok az firma, sponsorun rolü ve sorumlulukları için resmi bir eğitim veya standart bir tanımlamaya sahiptir.
• Nadir yönetici sponsorları için eğitim veren firma
• Destekleyicinin proje başarısı için hesap verebilirliği konusunda çok az tutarlı bir anlaşma vardır.
• Çoğu proje yöneticisi, sponsorlarından destek alınamamasında hayal kırıklığı dile getiriyor

2018'deki Proje Yönetim Enstitüsü'ne göre, anket yapılan kuruluşların% 38'inin projeler için aktif yönetici sponsorları yoktu.

Yürütme sponsorluğu uygulamasının mevcut durumu iyileştirme için alan bırakabilirken, proje yöneticilerinin girişimleriyle ilerlemeye devam etmekten başka seçeneği yoktur. Ancak, proje yöneticilerinin çok ihtiyaç duydukları yönetici desteğini almak için atabilecekleri bazı adımlar vardır.

Yönetici Desteği Alma Adımları

1. Bir sponsor alın. Projeniz, doğrudan müşteriler için veya dolaylı olarak, müşterileri desteklemek için daha verimli ve etkili dahili faaliyetler sağlayarak firmanız için stratejik çıkarımlar yapıyorsa, bir sponsor almalısınız. Projenin önemini güçlendirmek ve yardım istemek için doğrudan yöneticinize rapor verin veya Proje Yönetim Ofisinizin başkanı ile birlikte çalışın. Destekleyicinin rolünü ve sorumluluklarını vurgulayın ve proje başarısı ile etkin sponsorluğu ilişkilendiren endüstri araştırmalarına işaret edin.
2. Sponsorunuzu eğitin. Destekleyicinin rolünü taktiksel değil, taktiksel değil stratejik olarak vurgulayın. Çoğu yönetici, sorumlulukları için resmi bir eğitim ve hatta bağlamı olmayan bir sponsor rolüne girer. Bir yönetici yetiştirmenin biraz garip rolündeyken, bu kişilerin çoğu bağlamınızı ve rehberliğinizi takdir edecektir. Yönetici sponsorunuzda yer alırken, hesap verebilirlik, değerlerin güçlendirilmesi ve ekibin korunması konuları öncelikli odak noktanız olmalıdır.
3. Sponsorunuzu aktif olarak dahil edin ve dahil edin. En iyi proje yöneticisi ve yönetici sponsor ilişkileri son derece etkileşimlidir. İki tarafın, proje faaliyetleriyle ilgili güncellemeler, acil durumların işaretlenmesi ve yanıtlanması için net bir iletişim protokolü oluşturmaları önemlidir. Proje yöneticisi, yönetici sponsoru zaman zaman gerçek ilgi göstermek için statü veya ekip toplantılarına katılmaya ve ekip başarıları için kuruluşa aktif bir amigo olarak hizmet etmeye teşvik etmelidir.
4. Sponsorunuzdan koçluk desteği isteyin. Performansınızı gözlemlemek, yapıcı ve olumlu geri bildirim ve koçluk sunmaktan daha fazla deneyime sahip birisine sahip olmak her zaman yararlıdır.
5. Büyük sorunlar için sponsordan dikkatle yararlanın. Taktik konular için sponsorunuza fazla dikkat etmemeye dikkat edin. Sponsorunuzun en iyi kullanımı, kaynakların güvenliğini sağlamak, proje ekibi için daha geniş yönetim grubunun sözcüsü olarak çalışmak ve temel ekip değerlerini güçlendirmenize yardımcı olmaktır.

Nihai Satış Konuşması

Yönetici sponsorun rolü, proje girişimleri için başarıya giden bulmacanın önemli parçalarından biridir. Başarılı proje yöneticileri bu rolün ne kadar önemli olduğunu anlar ve doğru düzeyde ve yoğunlukta yönetici desteği almak için çalışır.

Sponsor yoksa veya belirsizse, size, ekibinize ve firmanıza başarı için destek olmak üzere yönetici sponsorlarınızı işe almayı ve / veya eğitmeyi kendiniz üstlenin.