Bir Proje Planına Eklenmesi Gereken 10 Kritik Adım

İçerik

• Proje hedefleri
• Proje kapsamı
• Kilometre Taşları ve Başlıca Teslim Edilecekler
• İş Dağılımı Yapısı
• Bütçe
• İnsan Kaynakları Planı
• Risk yönetim Planı
• İletişim Planı
• Paydaş Yönetim Planı
• Değişim Yönetim Planı

Bir proje planı, bir proje yöneticisi tarafından titiz bir planlamanın sonucudur. Yöneticinin projenin her önemli yönü için niyetlerine göre, bir projenin nasıl yürütüleceğine rehberlik eden ana belgedir. Proje planları şirketten şirkete farklılık gösterse de, proje yürütme aşamasında karışıklığı ve zorla doğaçlamayı önlemek için etkili bir proje planına dahil edilmesi gereken on kritik unsur veya adım vardır.

Proje hedefleri

Proje hedefleri bir proje tüzüğünde tanımlanır, ancak projenin hedeflerini daha fazla açıklamak veya tüzüğü ek olarak dahil etmek için proje planına dahil edilmelidirler. Bir proje yöneticisi hedefleri proje planına nasıl dahil etmeyi seçerse seçsin, önemli olan, proje tüzüğü - bir projenin ilk anahtar belgesi - ve projenin ikinci anahtar belgesi, proje planı arasında açık bir bağlantı sağlamaktır.

Proje kapsamı

Proje hedefleri gibi, kapsam da şartta tanımlanmıştır ve proje planında proje yöneticisi tarafından daha da rafine edilmelidir. Kapsamı tanımlayarak, proje yöneticisi projenin hedefinin veya bitmiş ürünün sonunda nasıl görüneceğini göstermeye başlayabilir. Kapsam tanımlanmamışsa, proje boyunca genişletilebilir ve maliyet aşımlarına ve kaçırılan son teslim tarihlerine yol açabilir.

Örneğin, bir pazarlama ekibine bir şirketin ürün yelpazesi için bir broşür oluşturmak üzere liderlik ediyorsanız, kaç sayfa olacağını belirtmeli ve bitmiş ürünün nasıl görünebileceğine dair örnekler vermelisiniz.

Bazı ekip üyeleri için, broşür iki sayfa anlamına gelebilir, diğerleri ise on sayfanın yeterli olduğunu düşünebilir. Kapsamı tanımlamak, tüm ekibin başlangıçta aynı sayfada olmasını sağlayabilir.

Kilometre Taşları ve Başlıca Teslim Edilecekler

Bir proje için anahtar başarılara kilometre taşları ve önemli iş ürünlerine büyük çıktılar denir. Her ikisi de bir proje üzerinde çalışmanın büyük bileşenlerini temsil ediyor. Bir proje planı bu kalemleri tanımlamalı, tanımlamalı ve tamamlanmaları için son tarihler belirlemelidir.

Bir kuruluş yeni yazılım geliştirmek için bir proje üstlenirse, büyük çıktılar iş gereksinimlerinin ve bunların nasıl uygulanacağının nihai listesi olabilir.

Bunları takiben, projenin tasarımın tamamlanması, sistem testi, kullanıcı kabul testi ve yazılımın teslim tarihi için kilometre taşları olabilir. Bu kilometre taşlarının kendileriyle ilişkili iş ürünleri vardır, ancak süreçlerle ilgili olarak ürünlerin kendisinden daha fazladırlar.

Kilometre taşı ve büyük teslim edilebilir son tarihler kesin tarihler olmak zorunda değildir, ancak ne kadar kesin olursa o kadar iyidir. Kesin tarihler, proje yöneticilerinin iş yapılarını daha doğru bir şekilde parçalamasına yardımcı olur.

Planın bu aşamasında, büyük veya yüksek seviye çıktılar alabilmeniz ve bunları bir sonraki adımda özetlenebilecek küçük teslimat kalemlerine ayırabilmeniz için kilometre taşları oluşturacaksınız.

İş Dağılımı Yapısı

Bir iş dökümü yapısı (WBS), bir projedeki kilometre taşlarını ve önemli çıktıları daha küçük parçalara ayırır, böylece her kişiye bir kişiye sorumluluk atanabilir. İş dökümü yapısını geliştirirken, proje yöneticisi proje ekibi üyelerinin güçlü ve zayıf yanları, görevler arasındaki bağımlılıklar, mevcut kaynaklar ve genel proje süresi gibi birçok faktörü göz önünde bulundurur.

Proje yöneticileri nihai olarak projenin başarısından sorumludur, ancak işi tek başlarına yapamazlar. WBS, proje yöneticisinin projede hesap verebilirliği sağlamak için kullandığı bir araçtır, çünkü proje sponsoruna, proje ekibi üyelerine ve bundan sorumlu olan paydaşlara bilgi verir. Proje yöneticisi bir görev hakkında endişe duyuyorsa, bu endişe konusunda tam olarak kiminle buluşacağını bilirler.

Bütçe

Bir projenin bütçesi, projeyi tamamlamak için ne kadar para ayrıldığını gösterir. Proje yöneticisi bu kaynakları uygun şekilde dağıtmaktan sorumludur. Satıcıları olan bir proje için proje yöneticisi, kalitelere özel önem vererek teslimat şartlarının sözleşme şartlarına göre tamamlanmasını sağlar. Bazı proje bütçeleri insan kaynakları planıyla bağlantılıdır.

Her kilometre taşı için maliyeti belirlemek önemlidir ve ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğuna ve görevleri tamamlamak için gereken işçilik maliyetine bakarak teslim edilebilir. Projenin maliyeti projenin ne kadar sürdüğüne bağlıdır, bu da projenin kapsamına geri döner. Kapsam, kilometre taşları, görevler ve bütçe uyumlu ve gerçekçi olmalıdır.

İnsan Kaynakları Planı

İnsan kaynakları planı projenin nasıl görevlendirileceğini gösterir. Bazen personel planı olarak da bilinen İK planı, proje ekibinde kimin olacağını ve her bir kişinin ne kadar zaman taahhüdünde bulunması gerektiğini tanımlar. Bu planı geliştirirken, proje yöneticisi ekip üyeleri ve amirleri ile her ekip üyesinin projeye ne kadar zaman ayırabileceği konusunda görüşür. Projeye danışmak için ek personele ihtiyaç duyulmasına karşın, proje ekibinin bir parçasıysa, personel planında da belgelenir. Yine, uygun amirlere danışılır.

Risk yönetim Planı

Bir projede birçok şey ters gidebilir. Mümkün olan her felaketi veya küçük hıçkırımı tahmin etmek zor olsa da, birçok tuzak öngörülebilir. Risk yönetimi planında, proje yöneticisi proje için riskleri, bu senaryoların gerçekleşme olasılığını ve bunları hafifletme stratejilerini belirler. Bu planı formüle etmek için, proje yöneticisi proje sponsoru, proje ekibi, paydaşlar ve iç uzmanlardan girdi arar.

Ortaya çıkması muhtemel veya yüksek maliyetleri olan riskler için hafifletme stratejileri uygulanmaktadır. Ortaya çıkması muhtemel olmayan riskler ve düşük maliyetli olanlar risk azaltma stratejileri olmamasına rağmen planda belirtilmiştir.

İletişim Planı

İletişim planı, bir projenin çeşitli kitlelere nasıl iletileceğini açıklar. İş dökümü yapısına benzer şekilde, bir iletişim planı her bir bileşeni bir proje ekibi üyesine tamamlamakla yükümlüdür.

Bu adımda, sorunların ekip içinde nasıl iletileceğini ve çözüleceğini ve ekibe, paydaşlara veya patrona ne sıklıkta iletişim yapılacağını belirlemek önemlidir. Her mesajın hedef kitlesi vardır. Bir iletişim planı, proje yöneticilerinin doğru bilgilerin doğru kişilere doğru zamanda ulaşmasını sağlamalarına yardımcı olur.

Paydaş Yönetim Planı

Bir paydaş yönetim planı, paydaşların projede nasıl kullanılacağını belirler. Bazen paydaşların sadece bilgi alması gerekir. Bu iletişim planında halledilebilir. Paydaşlardan daha fazlasına ihtiyaç duyulursa, paydaş yönetim planı bunun nasıl elde edileceğini açıklar.

Değişim Yönetim Planı

Bir değişiklik yönetim planı, projede değişiklik yapmak için bir çerçeve oluşturur. Proje yöneticileri projedeki değişikliklerden kaçınma eğiliminde olmalarına rağmen, bazen kaçınılmazdır. Değişiklik yönetim planı, değişiklik yapmak için protokoller ve süreçler sağlar. Proje sponsorlarının, proje yöneticilerinin ve proje ekibi üyelerinin değişim yönetim planını takip etmeleri, hesap verebilirlik ve şeffaflık açısından kritik öneme sahiptir.