Çalışan Personel Dosyaları İçin En İyi Uygulamalar
İçerik
- Farklı Personel Dosyası Türleriyle Farklı Kurallar İlişkilidir
- Önerilen Personel Dosyaları
- Çalışan Personel Dosyası
- Tıbbi Dosya
- Bordro Dosyası
- I-9 Çalışanlar İçin Form Dosyası
- Çalışanlar için Personel Dosyası Erişim Politikası
- Çalışan Personel Dosyasına Neler Dahil Edilmemeli
- belgeleme
Bir işverenin her çalışan için bir personel dosyası tutması iyi bir fikirdir. İstihdam geçmişinin belgelenmesi, katkı ve başarı kayıtları, disiplin bildirimleri, promosyonlar, performans geliştirme planları ve çok daha fazlası bir personel dosyasına aittir. Akıllı işverenler de birden fazla personel dosyası tutar.
İşverenin, bazıları yasal ve bazıları da istihdam için en iyi uygulamalar amacıyla olmak üzere birkaç personel dosyasını saklamak için iyi nedenleri vardır. İşverenin bir çalışanın istihdam geçmişi hakkında doğru bir görüşe sahip olması için dokümantasyona ihtiyaç vardır. Dokümantasyon işverenin kararlarını destekler ve işvereni doğru şekilde korunmuş bir davada koruyabilir.
Personel dosyasının içeriği, bir çalışanın kariyeri boyunca meydana gelen önemli olaylara tarihsel bir genel bakış sağlar. Çalışan ve kariyeri hakkında verilen kararları desteklerler. İşverenin işe alma, terfi, transfer, ödül ve tanınma ve işten çıkarma kararlarının ardındaki mantığını gösterirler.
Farklı Personel Dosyası Türleriyle Farklı Kurallar İlişkilidir
Birkaç tür personel dosyası önerildiğinden, her tür personel dosyasıyla farklı kurallar ve yönergeler ilişkilendirilir.
- Her tür personel dosyasının, bu nedenle, mevcut ve farklı içerikler için farklı bir nedeni vardır.
- Her tür personel dosyası farklı şekilde saklanır.
- Bir personel dosyasına erişim, çoğu kuruluştaki belirli çalışanlarla sınırlıdır. Birçok kuruluş, personelin yalnızca İnsan Kaynakları personeline erişimini kısıtlar. Farklı personel dosya türlerinin farklı erişim yönergeleri vardır.
- Çalışanların personel dosyasına erişmesine izin verilir, ancak çoğu işveren, çalışan el kitabında bir personel dosyası erişim politikası ile çalışan erişimi için yönergeler belirler. (Çeşitli eyaletlerin ve yargı bölgelerinin farklı kuralları vardır, bu nedenle konumunuz için güncel kalın.)
Çoğu kuruluş, çalışanın yöneticisinin genel personel dosyasına erişmesine izin vermez. Yöneticilerin ilgili belgeleri resmi personel dosyası olmayan kendi yönetim çalışan dosyasında tutmasını beklerler. - İnsan Kaynakları departmanı çalışan personel dosyalarına sahiptir ve bunlardan sorumludur.
Önerilen Personel Dosyaları
Önerilen personel dosyası türleri ve bunlarla çalışma hakkında bilmeniz gerekenler.
Çalışan Personel Dosyası
Bu, bir işverenin her çalışan için tuttuğu ana personel dosyasıdır. Personel dosyası, her çalışanın istihdam geçmişini saklar. Çalışan personel dosyası hakkında bilmeniz gerekenler budur.
Tıbbi Dosya
Çalışan tıbbi dosyasının, işverenin bilmesi ve dikkate alması gereken ciddi yasal kısıtlamaları vardır. İşte çalışan tıbbi dosyasının gizliliği ve içeriği hakkında bilmeniz gerekenler.
Bordro Dosyası
Çalışan bordro dosyasına çalışan erişimi, tıbbi veya personel dosyasına erişimden daha az kısıtlayıcıdır. Bordro dosyası, maaş, yardım seçimi, ödeme oranı değişiklikleri, garnitürler ve bir çalışanın maaş çekini etkileyen diğer yasal belgeler hakkında bilgi içerir. Çeşitli muhasebe ve İnsan Kaynakları personeli bordro dosyasındaki bilgilere erişir.
I-9 Çalışanlar İçin Form Dosyası
Çeşitli devlet kurumlarının erişim hakları nedeniyle, tüm çalışan I-9 formları için ayrı bir dosya tutarak en iyi uygulamaları takip edersiniz. I-9 formlarını saklama hakkında daha fazla bilgi edinin.
Çalışanlar için Personel Dosyası Erişim Politikası
Her çalışanın kendi personel dosyasında ne olduğunu bilmesini sağlamak istiyorsunuz, ancak dosyanın bütünlüğünü, bütünlüğünü ve eksiksizliğini kontrol etmeniz gerekiyor. Personel dosya erişim politikası ile çalışan ve işveren gizliliğinin ve sınırlı erişimin sağlanması sağlanır.
Çalışan Personel Dosyasına Neler Dahil Edilmemeli
Çalışan personel dosyasına asla dahil edilmemesi gereken içerikle ilgili yönergeler mi arıyorsunuz? Burada, ayrı, resmi olmayan bir yerde saklamak veya hiç saklamak istemediğiniz içerikle ilgili en iyi önerilerim. Gereksiz ve tamamen görüş bildirilmiş belgelerin saklanması size zarar verebilir.
belgeleme
Belgelerin ne olduğunu biliyor musunuz? Kelime, dokümantasyon, istihdam ve İnsan Kaynakları dünyasında sık sık yetişir. Ancak, dokümantasyonun anlamı ve belirli istihdam olaylarını neden belgelemek isteyebileceğiniz bu makalede, "İnsan Kaynaklarında Dokümantasyonun Önemi" başlıklı makalede ayrıntılı olarak ele alınmıştır. Bir göz atın çünkü doğru istihdam dosyaları için uygun belgeler gereklidir.
Yasal Uyarı: Yetkili olmakla birlikte verilen bilgilerin doğruluğu ve yasallığı garanti edilmediğini lütfen unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunmakta ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişmektedir. Yasal yorumlarınızın ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgiler rehberlik, fikirler ve yardım içindir.
