RFP Nasıl Yazılır

İçerik

• 12 Adım

Bazen RFP veya RFQ ("teklif talebi") olarak adlandırılan bir teklif talebi, bir şirketin bir ürün satın almak istediğinde ve şartnamelerini kamuya açık hale getirmek istediğinde yayınladığı bir belgedir. Bu genellikle birkaç şirketin iş için teklif vermesi ve RFP'nin daha rekabetçi fiyatlar davet etmesi durumunda geçerlidir. Ancak, RFP'yi doğru şekilde hazırlamazsanız, çabanız zaman kaybı olan veya daha da kötüsü, hiç teklif vermeyen teklifler üretebilir. En iyi sonuçları elde etmek için bir RFP oluşturmaya nasıl başlayacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Zorluk: Ortalama

Zaman gerekli: Birkaç gün

12 Adım

1. Ödevini yap:RFP'nizi yazmaya başlamadan önce neye ihtiyacınız olduğunu, ne istediğinizi ve nelerin mümkün olduğunu öğrenin. Ayda 25'ten fazla satmadıysanız saatte 1.500 widget üretebilen bir makine için RFP vermeyin. Bir habercinin bisikletle olduğu kadar hızlı bir şekilde trafikten geçebilmesi durumunda, yüksek güçlü bir otomobil için RFP yayınlamanın bir anlamı yoktur.
2. İhtiyaçlarınızı ve isteklerinizi ayırt edin: Şantiye merkeziyle minibüsleriniz arasında resim iletebilen bir uygulama satın almak istiyorsanız, saniyede ihtiyacınız olan görüntü sayısını, ihtiyacınız olan maksimum görüntü boyutunu ve gerekli çözünürlüğü belirleyebilirsiniz. Bu görüntülerin renkli olması güzel olsa da, bunun gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin. Gerçekten belirli bir özelliğe ihtiyacınız varsa, "irade", "eder" ve "zorunlu" gibi kelimeler kullanın. Bu, bunların gereksinimler olduğunu gösterir. Yalnızca "istekler" olan spesifikasyonlar, "may", "can" ve "isteğe bağlı" gibi kelimelerle tanımlanmalıdır.
3. Kazanın nasıl görüneceğine karar ver: RFP'nize yanıt olarak aldığınız teklifler farklı olacaktır. Yanıt veren her şirketin farklı güçlü ve zayıf yanları olacaktır. Bazıları en düşük maliyete odaklanacaktır. Diğerleri en iyi kaliteye odaklanacak. Ve diğerleri tam bir özellik seti sunacak. Aradığınızı önceden belirleyin — en düşük maliyet, en hızlı teslimat veya bu ikisinin bir kombinasyonu.
4. Belgeyi düzenleme: İş için yazdığınız her şeye büyük bir düşünce verilmeli ve organize edilmelidir. Ana hat başlamak için iyi bir yerdir. En azından bir giriş, gereksinimler, seçim ölçütleri, zaman çizelgeleri ve işlemler için bölümlere ihtiyacınız olacaktır. Bu bölümlerin çoğunda alt bölümler olacaktır.
5. Giriş yaz: Potansiyel teklif sahiplerine RFP'yi neden yayınladığınızı ve bunu yaparak başarmayı umduğunuz yer burasıdır. Giriş ayrıca, son tarih de dahil olmak üzere diğer bölümlerden itiraz edilen kilit noktaların bir özetini de içerebilir. Bir görüntü aktarım sistemi için bir RFP'nin piyasaya sürülmesi şöyle bir şey okuyabilir: "XYZ Company, görüntüleri ana ofisden metropol alandaki herhangi bir yere minibüslere aktarabilen, son derece güvenilir, kullanımı kolay bir sistem için teklifler talep ediyor. 5 Mart 2007 Pazartesi günü saat 08: 00'da (PST) alınmalıdır. "
6. Gereksinimleri açıklayın: Bu bölüm en önemlilerinden biridir ve genellikle en çok zaman alır. Aktarılacak görüntülerin boyutunu ve netliğini ve gerekli hızı belirtmeniz gerekir. Spesifik olun, ancak gerekli olmadıkça isteklilere işin nasıl gerçekleştirilmesini istediğinizi söylemeyin. Bu bölümü alt bölümlere ayırmak isteyebilirsiniz. Örneğin (a) hem istenen hızı hem de iletimi güvenli kılan herhangi bir gereksinimi içerebilen (c) rengi istediğiniz bir seçenek olarak listeleyebileceğiniz görüntü boyutu ve kalitesi (b) iletim.
7. Seçim kriterleri: Teklif sahiplerine kazanan teklifi nasıl seçeceğinizi buradan anlatabilirsiniz. İstediğiniz kadar az ya da çok açığa çıkarabilirsiniz. "Varsa kazanan teklif sahibi yalnızca XYZ Şirketinin kararı ile seçilecek" gibi bir cümle eklemek iyi bir fikirdir. Her bir kategoriye, her bir teklif için belirli bir puan aralığı veren bir e-tablo oluşturmak isteyebilirsiniz. Daha sonra, bir takımın en iyi üç puanı alanlardan en iyi teklifi seçmesini sağlayın.
8. Zaman çizelgeleri: Bu bölüm, şirketlere ne kadar hızlı davranmaları gerektiğini ve sürecin ne kadar sürmesi gerektiğini anlatıyor. Son tarihlerinizi belirlerken makul olun. Karmaşık sistemler için teklif istemeyin, sonra isteklilere cevap vermeleri için sadece birkaç gün verin. RFP'niz büyükse, istediğiniz satın alma işlemi karmaşıksa veya çok ayrıntılı bir yanıt almanız gerekiyorsa, bir teklif hazırlamak için daha fazla zaman tanıyın. Burası aynı zamanda teklif sahiplerine değerlendirme sürecinin başarılı olmaları halinde bildirimde bulunmalarının ne kadar süreceğini ve vaat ettiklerini ne kadar sürede teslim etmeleri gerektiğini söyleyebileceğiniz yerdir.
9. Süreci: Sürecin nasıl işleyeceğini açıklamak için bu bölümü kullanın - RFP'nin gönderilmesinden sözleşmenin imzalanmasına ve işin ne zaman başlayacağına. Bu bölüm, "Tekliflerin yukarıdaki Adım 8'de belirtilen tarihte ödenmesi gerekir. Tüm teklifler, tüm gereksinimleri karşıladıklarından ve yanıt verdiklerinden emin olmak için incelenecektir. Tüm duyarlı teklifler X kategorisinde puanlandırılacaktır (kategorileri ilk üç teklif kazanan ekip ve bir alternatif seçmek için teklif ekibi tarafından değerlendirilecektir. Kazanan teklif sahibiyle yapılacak görüşmelerin iki hafta içinde bir sözleşme ödülü ile sonuçlanması bekleniyor. "
10. RFP'yi nasıl göndereceğinize karar verin: Çoğu RFP postalanır, ancak olmak zorunda değildir. Bir RFP'yi e-posta ile gönderebilir veya şirketinizin web sitesine gönderebilirsiniz. Teklif verenlerin yanıt verdikleri RFP'yi tanımlamak için kullanmaları gereken adı (veya teklif numarasını) belirttiğinizden emin olun.
11. RFP'yi kimlerin alacağına karar verin: Satın almak istediğiniz tedarikçileri zaten tanımlamış olabilirsiniz. Şirketinizin kabul edilebilir satıcıların bir listesi bile olabilir. Değilse, olası satıcıları profesyonel ağınız üzerinden, çevrimiçi arama yaparak veya diğer malzemelerin güvenilir satıcılarından önerileri için sorarak bulabilirsiniz. RFP'nizi kimlerin aldığını listenizi yalnızca büyük şirketlerle veya yerleşik satıcılarla sınırlamayın. İşletmenizi kazanmak için genellikle daha istekli olan daha küçük satıcılardan daha iyi fikirler ve daha iyi fiyatlandırma bulabilirsiniz.
12. Kazananı bilgilendir: Yukarıdaki tüm adımları tamamladıktan sonra, artık adım atmanın ve kazanan RFP'ye proje ile ilerlemenin zamanının geldiğini bildirmenin zamanı geldi.