Proje Yönetiminde Kapsam, Risk ve Varsayım
İçerik
Proje yönetimi alanında, diğer uzmanlık alanlarında olduğu gibi, kısaltmalar ve özel terimlerle dolu benzersiz bir kelime dağarcığı vardır. Eklemeniz gereken üç temel terim ve kavram:
- Dürbün
- Risk
- Varsayımlar
Bu üç temel proje yönetimi şartının ana hatlarıdır ve ek okuma için bağlantılar ve öneriler içerir.
Dürbün
Proje yönetiminde kapsam, bir projenin kapsamını tanımlayan sınırlar kümesidir. Kapsam, proje girişimi sonucunda müşteriye ne verileceğini açıklar.
Kapsamın anlaşılması, proje yöneticisinin ve proje ekibinin projenin sınırları içinde veya dışında neler olduğunu anlamalarını sağlar. Bir şey "kapsam dahilinde değilse", projenin planlama çalışmasında dikkate alınmaz. Kapsam beyanı sınırları içinde kalan faaliyetler “kapsam” olarak değerlendirilir ve program ve bütçede muhasebeleştirilir. Bir faaliyet sınırların dışına çıkarsa, “kapsam dışı” kabul edilir ve planlanmamıştır.
İster proje yöneticisi olun ister proje ekibinin bir parçası olun, ilerledikçe bir şeyin kapsamda mı yoksa kapsam dışında mı olduğunu değerlendirmek istersiniz. Örnek olarak, bir müşterinin bir web sitesi oluşturmanızı istediğini düşünün. Projenin kapsamını çizerken (veya sınırları belirledikçe), aşağıdaki öğeleri kapsam olarak belirtirsiniz:
- Site tasarımı ve tel kafes diyagramı
- Test yatağının oluşturulması
- Onaylanan tel çerçeveye kodlama
- Web sitesi teması için grafik geliştirme
- Siteyi herkese açık hale getirmeden önce test etme ve hata ayıklama
Proje süresince, müşteri sizden şirkete bir video genel bakışı eklemenizi ister. Video proje kapsamında belirtilmedi ve bu nedenle kapsam dışı. Video işini ekstra bir ücret karşılığında yapmaktan memnun olsanız da, bu projenin kapsamının, maliyet ve zaman tahmininin gözden geçirilmesini gerektirecektir.
Net ve üzerinde anlaşmaya varılan bir kapsam belgesinin yokluğunda, videonun konusu ekibinizle müşterinin temsilcileri arasında tartışmalı hale gelmiş olabilir. Açık bir kapsam bildirimi, durumu etkisiz hale getirmenize ve bir değişikliği düzenli bir şekilde ele almanıza olanak tanır.
Peki kapsamın içinde veya dışında neler olduğunu nasıl belirlersiniz? Öncelikle, müşteri veya proje sahibiyle yapılan görüşmelere dayanarak, halihazırda bildiğiniz projenin tüm ayrıntılarını özetlemek istersiniz. Ardından, kapsam dahilinde veya kapsam dışında olarak düşünülenleri yönlendirecek temel varsayımlar yapmak istersiniz.
Varsayımlar
Hayatınızın bir noktasında size muhtemelen “Asla varsayımlarda bulunmayın”. Ancak, proje yönetiminde varsayımlarda bulunmak günlük bir faaliyettir. Varsayımlar kapsamı ve riskleri tanımlamanıza ve tahminlerinize zaman ve maliyet için ince ayar yapmanıza yardımcı olur. Elbette, varsayımlarınızı belgelemek ve doğrulamak önemlidir.
Kitap oluşturmak gibi basit bir şey düşünün. Arkadaşınızın bir sehpa kitabı için bir fikri olduğunu ve projeyi yönetmenizi istediğini varsayalım. İlk talebi, bütçeyi güvence altına almaktır. Kapsamı tanımlarken, arkadaşınızın sayfa sayısı, resim dahil etme, kapak stili ve sayfalar için kullanılacak kağıdın ağırlığı gibi birçok ayrıntıda belirsiz olduğu açıktır.
Tüm bu faktörler maliyeti ve üretim karmaşıklığını etkileyeceğinden, özellikler hakkında varsayımlar yapmanız ve bu varsayımları arkadaşınız için kabul edilebilir veya kabul edilemez olarak doğrulamanız gerekir. Daha fazla tartışmadan sonra, arkadaşınız size kitaba 50 fotoğraf eklemeyi planladığını söyler. Varsayımınızı 50 görüntüye dayandırabilir veya bu sayının zaman içinde artacağını tahmin ederek, görüntülerin 75-90 sayfa arasında olacağını varsayabilirsiniz.
Varsayımların zamanlamayı nasıl doğrudan etkilediğini görebilirsiniz. Örneğin, bir salıncak seti inşa etmeyi içeren bir parkta bir projeye liderlik ettiğinizi düşünün. Projenizi oluştururken, bütçeye ve bir tanesi malzemeden sorumlu olan ekip üyelerine verilir. Programınızı oluştururken, malzemeden sorumlu kişiye çimento ne zaman ulaşacağını sorarsınız. Bu kişi, çimentonun ne zaman ulaşacağından emin olmadığını, ancak 1 Haziran ile 10 Haziran arasında olacağını düşündüğünü söylüyor. Kapsamınızı ve programınızı oluştururken, çimentonun 10 Haziran'dan daha geç ulaşmayacağı varsayımını yapıyorsunuz. örnek, varsayımlarda bulunmanın iki faydasını göstermektedir.
İlk fayda, 10 Haziran'dan daha geç olmamak üzere çimento alma varsayımının, gelen çimentoya dayanan faaliyetleri planlamanızı sağlar. İkinci fayda, malzemeden sorumlu kişiye, daha sonra tedarikçisine iletebileceği çimento teslim etmek için bir son tarih sağlamaktır. Projenin ilerlemesi için yanlışlıkla önemli bir son tarih belirledi.
Varsayımlarda bulunmak, proje ekibinin kapsam dahilinde, zamanında ve bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olmak için genellikle proje sırasında yeniden gözden geçirilen kriterler oluşturur. Ancak varsayımlar yanlış olduğunda ne olur? Risk burada devreye giriyor.
Risk
Kapsamınızı oluşturduktan ve kapsamın ve tahminlerin ardındaki varsayımları belirledikten sonra, risk alanlarını değerlendirmeye başlamak isteyeceksiniz. Risk, gerçek hayatta olduğu gibi proje yönetiminde de aynıdır; hasar yaratabilecek bir tehlike veya şanstır.
Tüm projeler risk içerir ve proje yöneticisi veya proje sahibiyseniz, riski önceden tahmin etmek yalnızca sizin sorumluluğunuz değildir, aynı zamanda bu risklerin potansiyel etkisini proje ekibine iletmek ve riskleri azaltmaya hazırlanmak da sizin görevinizdir.
Risk çeşitli derecelerde gelir. Bazen risk, projenin biraz farklı çalışacağı veya küçük bir beklenmedik dönüş alacağı anlamına gelebilir. Bununla birlikte, bazı durumlarda risk, projenizi başına getiren felaket sonuçlarına yol açabilir.
Yukarıdaki çimento örneğindeki oyun alanı senaryosunu kullanalım. Risklerden biri, çimentonun 10 Haziran varsayılan tarihine kadar ulaşmamasıdır. Bu riskin potansiyel etkileri nelerdir? Çimento döküldükten sonra takip eden tüm ardıl faaliyetler bu problemin bir sonucu olarak ertelenir.
Riskler de olumlu olabilir. Çimento beklenenden daha erken ortaya çıkarsa, projenin etkisini düşünün. Bu olumlu bir sonuç gibi görünse de, projedeki diğer tüm adımların zamanlaması ve sıralanması için hala bir sorun yaratmaktadır.
Proje yöneticileri, potansiyel riskleri beyin fırtınası yapmak ve tanımlamak için proje ekipleriyle birlikte çalışır. Süreci bir adım daha ileri götürürler ve riskin potansiyel ciddiyetine ve gerçekleşme olasılığına bakarlar. Ayrıca, riskin ne zaman meydana geldiğini belirlemek için en uygun kişileri tanımlar ve üzerinde anlaşmaya varılmış risk azaltma planları geliştirirler.
Birçok firma, zaman içinde ve diğer projelerle ilgili deneyimlerden geliştirdikleri ayrıntılı risk şablonlarına sahiptir. Bazı endüstriler, risk analizi için başlangıç noktası olarak kullanılan risk profillerini derlemiştir. Birçok endüstri, risk planlaması için de çok ayrıntılı istatistiksel analizler uygulamaktadır.
