Evraklarınızı Düzenleme
İçerik
- Başlangıç
- Belgelerinizi Toplayın
- kategorize
- Ayrı Hayati Belgeler
- Cüzdanınızı Çoğaltın
- Basit bir dosyalama sistemi oluşturun
- Devam eden bakım
Çoğu insan, ihtiyaç duyana kadar önemli bir belgeyi düşünmez. Makaleleriniz her yere yayılmışsa ve ev ofisinizde merkezi bir organizasyon sisteminiz yoksa, işleri aramak için çok fazla zaman ve enerji harcayabilirsiniz. Bir şey bile kaybedebilirsiniz.
Başlangıç
Birkaç basit adımla, önemli kağıt belgelerinizi düzenleyebilirsiniz: Küçük bir iki çekmeceli dosya dolabına veya taşınabilir bir asılı dosya kutusuna, altı farklı renkte dosyaları asılı, manila üçüncü kesim, üst sekmeli klasörler ve isteğe bağlı yanmaz kasa. Veya büyük bir bağlayıcı ve sekme ekleri satın alabilirsiniz. Şimdi başlamaya hazırsınız.
Belgelerinizi Toplayın
Tüm önemli belgelerinizi düzenlemeden önce bunları bulmanız gerekir. Bazen söylemesi yapmaktan daha kolaydır. Ev ofis çekmecelerinizi ve masanızda veya masanızda istiflenmiş kağıtları kontrol edin. Mutfak tezgahlarınızı, mutfak çekmecelerini ve sepetleri tıkayan kağıt yığınlarını kontrol edin. Yatak odanızda ve komodininize bakın. Son olarak, en önemlisi, yanlışlıkla taşıdığınız önemli belgeler için çantanızı veya evrak çantanızı kontrol edin.
kategorize
En önemli belgeler aşağıdaki altı kategoriden birine girmektedir. Topladığınız tüm belgeleri aşağıdaki gibi sıralayın:
- Ev ve mülk kayıtları: İpotek, tapu, ev geliştirme projeleri ve makbuzları, cihaz el kitapları ve garantiler, emlak vergisi bilgileri, ev sigortası poliçeleri ve el kitapları
- Otomatik kayıtlar: Unvanlar, bakım kayıtları, sigorta poliçeleri ve bilgileri, kredi bilgileri ve ödeme kayıtları
- Sağlık kayıtları: sigorta poliçeleri, sağlık sigortası yardım kılavuzları, tıbbi yardımların açıklaması, doktor faturaları, reçete listeleri, esnek harcama hesabı bilgileri, tıbbi makbuzlar, tıbbi direktifler, hayat sigortası poliçeleri
- Finansal kayıtlar: Banka hesap özetleri, vergi beyannameleri, vergi indirim kayıtları, yatırım kayıtları, kredi kayıtları, kredi kartı ekstreleri
- Elektronik kayıtlar: Cep telefonu sözleşmeleri ve ekipman kılavuzları; bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar ve tabletler için satış makbuzları ve garantiler; kablo ve internet planları ve faturaları; kablosuz yönlendirici satış makbuzu ve manuel
- Personel kayıtları: Doğum belgesi, evlilik cüzdanı, boşanma belgesi, velayet belgeleri, Sosyal Güvenlik bilgileri, aşı kayıtları, pasaport, askeri hizmet kayıtları, vaftiz ve onay kayıtları, vasiyetname, cenaze planı ve mezar sitesi bilgileri. Bunları her bir aile üyesi için almalısınız. Evcil hayvanlarınız varsa, bu kategoriye veterinerlik ve aşı bilgileri gibi önemli belgelerini de ekleyebilirsiniz.
Ayrı Hayati Belgeler
Önemli belgelerinizin çoğu normal bir dosya dolabında veya portatif asılı dosya kutusunda saklanabilir. Bununla birlikte, bazıları gerçekten yanmaz kasa içinde veya kasa gibi tesis dışı bir depolama seçeneğinde tutulmalıdır.
Hayati belgelerin değiştirilmesi çok zor veya zaman alıcıdır. Çalınmaları durumunda kimlik hırsızları tarafından ele geçirilebilecek hassas kişisel bilgiler içerebilirler. Bu arada, eviniz yangın veya sel tarafından tahrip olsaydı, bu hayati belgelerin bozulmadan kalmasını istersiniz.
Çoğu insan için aşağıdaki belgeler hayati öneme sahip olacaktır: Sosyal Güvenlik bilgileri, doğum belgeleri, sigorta poliçeleri ve acentenin iletişim bilgileri, vasiyetnameler, mülkiyet senetleri, araba unvanları, pasaportlar ve orijinal imza gerektiren herhangi bir sözleşme veya anlaşma.
Yanmaz ya da tesis dışı bir depolama seçeneğine yerleştirdiğiniz tüm hayati belgelerin bir ana listesini yapın.
Cüzdanınızı Çoğaltın
Çoğumuz her gün cüzdanımızda kritik bilgiler taşırız ve kaybolması veya çalınması durumunda ciddi rahatsızlık duyacağız.
Sürücü belgenizin, organ bağış kartının, sağlık sigortası kartlarının, spor salonu üyelik kartlarının, kütüphane, market sadakat programları, depo kulüpleri vb. Ve en önemlisi tüm kredi ve banka kartlarının (kopya önü) kopyalarını alın ve geri). Bu kopyaları diğer önemli kağıt belgelerinizle birlikte saklayın.
Basit bir dosyalama sistemi oluşturun
Dosyalama sistemi ne kadar basitse, tutarlı bir şekilde kullanma olasılığınız o kadar yüksektir. Önemli belgenin her bir kategorisini alın ve ona asılı bir dosya rengi atayın:
- Ev ve Emlak Kayıtları
- Otomatik Kayıtlar
- Sağlık kayıtları
- Finansal kayıtlar
- Elektronik Kayıtlar
- Personel kayıtları
Her kategoride sahip olduğunuz belge sayısı için dosyalama sisteminize uygun sayıda asılı dosya ekleyin.
Manila klasörlerini kullanın ve her kategorideki her bir belge için bir klasör oluşturun. Klasörleri uygun renkli asılı dosya bölümüne yerleştirin.
Büyük bir üç halkalı cilt ve tırnak eki satın aldıysanız, sekmeleri aynı kayıt adlarıyla etiketleyin, tüm belgeleri delin ve düzenleyin. Kağıtlar delinemezse, bir klasörün içine koyun ve klasörü delin.
Eğer evrak işi sizin işiniz değilse, bu bir boş zaman olabilir. Tüm bu belgeleri tarayabilir, sabit sürücüye kaydedebilir ve ardından orijinalleri parçalayabilirsiniz.
Ancak, bazı evrak işlerinin kaydedilmesi daha iyi olduğu için kendi takdirinizi kullanın. Tüm önemli belgelerin orijinallerini saklayın. Diğerleri hakkındaki en iyi yargınızı kullanın. Çoğu finansal kurum kağıtsız olduğunuzda mutlu olur.
Devam eden bakım
Önemli makaleleriniz düzenlendikten sonra, bu şekilde saklayın. Her ay faturalarınızı ödediğinizde, dosyalama sisteminizin ilgili bölümüne yeni belgeler gönderin. Aynı zamanda, dosyalama sisteminden çıkmış olabilecek ay boyunca sistemden kaldırdığınız belgeleri arayın. Onları yeniden dosyalayın. Yılda en az iki kez, temizlenip temizlenemeyeceğini görmek için dosyalama sisteminizdeki belgeleri inceleyin. İzlenmesi gereken iyi bir program, takvim yılının başında ve her okul yılının sonundadır.
Biraz çaba sarf ederek, önemli basılı belgelerinizi düzenleyerek uzun vadeli avantajlar elde edebilir ve zaman kazanabilirsiniz.
