Organizasyon Şemalarını Yönetim Aracı Olarak Kullanma

İçerik

• "Standart" Organizasyon Şemaları
• Kafa karıştırıcı Organizasyon Şemaları
• Yönetim Aracı Olarak Organizasyon Şemaları
• Yapılması Gerekenler
• Kuruluş Şemasının Olma Şekli

Organizasyon Şemaları veya kısaca Kuruluş Şemaları insanlara bir kurumun amaçlanan yapısını göstermek için kullanılır. Bu "resmi" örgütün şirketin güç yapısını yansıttığı varsayılmaktadır. Bazen Organizasyon Şemaları yalnızca yapının gerçekte ne olduğu konusunda insanları şaşırtmaya yarar. Bu genellikle kasıtlı değildir, daha ziyade ilgili kişilerin kafa karışıklığını YANSIRIR.

Bununla birlikte, kuruluş hedeflerinize ulaşmak için bir Organizasyon Şeması'nı yönetim aracı olarak kullanmak da mümkündür. "Standart" Kuruluş Şemalarının tipik örneklerini inceleyeceğiz. Kafa karıştırıcı Org Grafiklerine bakacağız. Son olarak, Kuruluş Şemasının bir yönetim aracı olarak kullanımını tartışacağız.

"Standart" Organizasyon Şemaları

Standart Organizasyon Şemaları tipik olarak insanlara kuruluşun amaçlanan yapısını göstermek için kullanılır. Bu "resmi" örgütün şirketin güç yapısını yansıttığı varsayılmaktadır. Genellikle, sadece sorumluluk yapısını yansıtır. Kuruluştaki gerçek güç, Kuruluş Şemasındaki çizgiler yerine genellikle iletişim hatlarını takip eder.

Grafikler tipik olarak piramidal şekildedir. Sorumlu kişiyi en üstte gösterirler. Aşağıda, genellikle aşamalı olarak daha küçük kutulardaki kümelenmiş astlar verilmiştir. Genellikle, Kuruluş Şemasında aynı yatay düzeyde gösterilen kişilerin kuruluş içinde "akran" olduğu düşünülür.

İmparatorluk Koleji'nin Bilgi İşlem Bölümü'nün (DOC) bu Kuruluş Şeması, piramit şemasının tipik bir örneğidir. Daire Başkanı'nın kendisine doğrudan rapor veren beş müdürü, bir Başkan Vekili ve bir arama komitesi vardır. Direktörlerin her birinin komitelerinin altındaki yeşil ovallerde doğrudan raporları vardır.

Kafa karıştırıcı Organizasyon Şemaları

Bazen Organizasyon Şemaları insanları yapının gerçekte ne olduğu konusunda şaşırtabilir. Bu genellikle kasıtlı değildir, daha çok ilgili kişilerin karışıklığını yansıtır. Grubun işlevsel ilişkilerinden emin değilseniz veya sık sık değişiyorsa, bunları doğru bir şekilde çizmek neredeyse imkansızdır.

Kafa karıştırıcı Org Grafiklerini bulmak için belki de en yaygın yer ABD federal hükümetidir. Oak Ridge Ulusal Laboratuvarı'nın Bilgisayar Bilimi ve Matematik Bölümü için Kuruluş Şeması, örgütün yapısını hızla anlamamaktadır. On bir fonksiyonun doğrudan Direktöre rapor etmeyi önerdiği görülüyor.

Kontrol süresi (bir yöneticinin etkili bir şekilde denetleyebileceği doğrudan raporların sayısı) önemli ölçüde değişmekle birlikte, bunun en iyi şekilde işleyen bir organizasyon olduğuna inanmakta zorlanıyoruz. Bazı fonksiyon liderleri büyük olasılıkla "daha eşittir". Bu kuruluş içindeki iletişim akışını ve her bir alt yöneticinin yönetmenle geçirdiği süreyi planlayacak olsaydık, doğrudan raporların bazılarının muhtemelen diğer işlevlerin astları olarak yeniden sınıflandırılması gerekirdi.

Yönetim Aracı Olarak Organizasyon Şemaları

Kuruluş Şemaları genellikle proaktif olmaktan ziyade reaktif bir cihazdır. Bir organizasyon oluşturduk ya da birinin gelişmesine izin verdik ve büyüdü. Artık kuruluş içindeki kişiler veya etkileşimde bulundukları kişilerden neyin sorumlu olduğu açık değildir. Bu yüzden, ne yapan herkese göstermek için bir grup kutu ve çizgi çiziyoruz. Sonra, ilk çizdiğimiz şeyin her zaman böyle olmadığını göstermek için kesik çizgiler ve benzer yapay cihazlar ekliyoruz.

Bununla birlikte, daha iyi bir seçenek, kuruluşun şu anda nasıl olduğunu yansıtmak yerine, kuruluşun nereye gitmesini istediğinizi yansıtan bir Kuruluş Grafiği oluşturmaktır. Düz, yatay bir organizasyon istiyorsanız Kuruluş Şemasını bu şekilde çizin. Altı veya sekiz (hatta yukarıda gördüğümüz gibi on bir) yöneticinin Başkan Yardımcısı'na rapor verdiğini gösterin. Her on programcının da doğrudan Proje Yöneticisine rapor verdiğini gösterin.

Kuruluşunuz misyonunu gerçekleştirmek için kaliteli çevrelere veya üretim ekiplerine güveniyorsa bunu Kuruluş Şeması'nda göstermelisiniz. Yatay gruplamalara ve dikey çizgilere bağlı kalmak konusunda kendinizi kısıtlamayın. Çalışanlarınız bunu yaparak rollerini daha iyi anlayacaksa, daireler, ters üçgenler veya ihtiyacınız olan her şeyi kullanabilirsiniz.

Piyasada, kuruluşunuzun nasıl çalışmasını istediğinizi göstermenize yardımcı olacak birçok yazılım ürünü bulunmaktadır. OrgPlus, Kuruluş Şemaları da dahil olmak üzere işletmenin birçok yönünü açıklığa kavuşturmak için kullanılabilecek araç türlerine bir örnektir.

Yapılması Gerekenler

Aşağıdaki örnek, beni çok etkileyen bir Kuruluş Şeması'nın temsilidir. Tüm çalışanlarından yaratıcı ve yeni eylemler gerektiren bir şirket için yeni bir çağ başlattı.

İletişimi ve yeniliği teşvik etmeye yönelik düz, yatay yapıyı açıkça göstermektedir. En iyi iki memur tarafından oluşturulan ve çalışanların ne yapması beklendiğini gösteren ekibi açıkça göstermektedir. Yine de kesin nihai sorumluluk çizgilerini korur. Başkan şirketi açıkça yönetiyor, ancak herkes başarılı olmak için üzerlerine düşeni yapmaları gerektiğini biliyor.

Kuruluş Şemasının Olma Şekli

Bu Kuruluş Şeması'nın istenen etkiye sahip olup olmayacağını söylemek için henüz çok erken. Sadece birkaç hafta oldu. Bununla birlikte, şirket yetkilileri, organizasyonlarını yeni hedeflerine doğru yönlendirmek için bunu etkili bir yönetim aracı olarak açıkça kullandılar.