Proje Yönetimi Lingo
İçerik
Proje yönetimi, birçok jargon ve terminoloji ile gelen bir iştir. Ne anlama geldiğini öğrendikten sonra, tartışmaları takip etmek ve etkili bir şekilde katkıda bulunmak oldukça kolaydır. Herkesin ne hakkında konuştuğunu anlayabilir ve doğru terimleri kendiniz kullanırsanız, işyerinde daha ciddiye alınmanıza yardımcı olursanız, işteki güveninizi artıracaktır. İşte bilmeniz gereken proje yönetimi terimleri için bir kılavuz.
Risk
"Risk", projenizde neyin yanlış gidebileceğiyle ilgili bir terimdir. Örneğin, yeni bir ofis bloğu inşa ediyorsanız, çelik fiyatı yükselebilir ve bu da bütçenizi etkileyebilir. Ama yukarı gitmeyebilir. Aynı şekilde, yıllık kurumsal piknikinizi dışarıda barındırmayı planlıyorsanız, güzel hava olabilir, ancak yağmur yağabilir. Kısacası, risk henüz gerçekleşmemiş bir şeydir.
Projenizi çevreleyen riskleri bilmek önemlidir çünkü o zaman onlar için plan yapabilirsiniz. İlk etapta riskten kaçınmak için 'B Planı'nı veya beklenmedik durum planlarınızı eyleme alabilirsiniz. Çeliğin ve havanın fiyatı ile, bunların olmasını önlemek için yapabileceğiniz çok şey yok, ancak yapmaları durumunda planlar yapabilirsiniz. Örneğin, bir seçim çerçevesi kiralayabilir veya şemsiyelerle stoklayabilirsiniz, böylece piknik gününde yağmur yağarsa, insanlar hala iyi vakit geçirebilirler.
Konu
Sorunlar ve riskler genellikle proje ekibi üyeleri tarafından karıştırılır ve bu konular hakkında doğru konuştuğunuzdan emin olmak bir proje yöneticisi olarak önemlidir. Bir risk henüz gerçekleşmemiş bir şeyken, bir sorun gerçekleşmiş bir şeydir. Sorunlar sadece proje ekibinizin karşılaştığı sorunlardır. Geldiğini görmüş olabilirsiniz (ve başlamak için bir risk olarak ele almış olabilirsiniz) veya tamamen beklenmedik olabilir. Her iki durumda da, şimdi oldu ve bu konuda bir şeyler yapmanız gerekiyor.
Kilometre taşı
Kilometre taşları, proje sırasında önemli anları gösteren zaman içindeki noktalardır. Genellikle aşağıdakiler için kullanılır:
- Bir aşamanın başlangıcı
- Bir aşamanın sonu
- Büyük bir işin veya büyük bir görevin sonu
- Belirli bir sabit zamanlı son teslim tarihine dikkat çekilmesi
- Plandaki taşınmaz tarihler
Kilometre taşlarını evde takviminize yazacağınız bir tarih olarak düşünün - bir projedeki testin veya lansman partisinin bitirilmesi gibi büyük önemli anlar. Kilometre taşları, Gantt grafiğinin dokuz bileşeninden biridir, bu nedenle bunları proje programlarınızda bir elmas olarak görüntülenir.
Sponsor
Proje sponsorunuz Proje Yönetim Kurulundadır. Onlar projeye “sahip” olan kişidir ve faydalarını alırlar. Örneğin, fabrika ekibinin kullanması için yeni bir BT sistemi başlatıyorsanız, Fabrika Genel Müdürü proje sponsoru olacaktır. BT ekibi proje ekibinin bir parçasını oluşturacak, ancak sponsorluk rolü üstlenmeyeceklerdi. Proje sponsoru, üst düzey yöneticilere ihtiyaç duyduğunuzda başvurabileceğiniz kişidir. Bu aşağıdakiler için olabilir:
- Bir sorunun engellemesini kaldır
- Bazı kaynakları bulun
- Bütçeyi onaylayın
- Karar vermek
- Son şartnameyi kabul edin
Ve bunun gibi.Proje yöneticisi, proje süresince hem hat yönetimi yapısı hem de haftalık veya aylık (veya gerçek zamanlı) proje raporlaması ile etkin bir şekilde sponsora rapor verir.
Menfaat sahibi
Paydaşlar, projenize dahil olan ve projenizden etkilenen diğer kişilerdir. Bazı projelerin, kuruluştaki her departmanı kapsayan geniş paydaş grupları olacaktır. Diğerlerinin kapsamı daha sınırlı olacaktır. Devlet veya düzenleyici kurumlar gibi bazı paydaşlar kuruluşunuzun dışındadır.
Aynı zamanda ilgili haberlerle de bilgilendirilmeleri gerekir. Çoğu paydaş, projenizin getirdiği değişikliklere destek olacak (veya kararsız olacaktır), ancak bunların hepsi olmayacaktır. Projenizi açık kollarla karşılamayacak paydaşlarla tanışacaksınız.
