Bir Projenin Beş Aşaması
İçerik
Her büyük iş projesi beş aşamadan geçer. Uzunluk ve detaylar projeden projeye değişebilir, ancak hepsi aynı temel çerçeveyi takip edecektir. Çevik yaklaşımlar gibi bazı proje metodolojileri aşağıdaki aşamaları daha hızlı, yinelemeli döngülerde sıkıştırırken veya tekrarlarken, her aşamanın çalışması her projede görünür ve farklıdır.
Beş Aşama
Bir projenin resmi aşamaları aşağıdaki gibidir:
- başlatma: proje ekibi oluşturma, proje kiralama ve başlama
- Planlama: proje kapsamının sonlandırılması, ayrıntılı iş dökümü tanımlanması, riskin değerlendirilmesi, kaynak gereksinimlerinin belirlenmesi, çizelgenin sonlandırılması ve fiili çalışmaya hazırlanma
- infaz: proje tanımı ve kapsamının gerektirdiği fiili çalışmanın gerçekleştirilmesi
- İzleme ve kontrol: yürütme aşamasında kaynakların ve bütçelerin fiili yönetimi, raporlanması ve kontrolü
- Proje kapanışı: projenin teslimi, alınan derslerin değerlendirilmesi, proje ekibinin ertelenmesi
Bir proje yöneticisi, proje tamamlanıncaya kadar, ekiplerini proje boyutuna bakılmaksızın art arda bu beş aşamada yönetecektir. Çevik veya yinelemeli geliştirme tipi projeler için, planlama ve uygulama kısa spurts veya sprint'lerde gerçekleştirilir, proje müşterinin memnuniyeti tamamlanıncaya kadar aşamalar tekrarlanır.
Bu aşamalara daha ayrıntılı bakalım.
başlatma
Sağlam bir proje başlatma sadece projenizi başarıya ulaştırmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki tüm aşamalar için zemin hazırlar. Başlatma sırasında proje ekibi üyelerini atar, genel proje hedefleri hakkında bilgilendirir ve projeyi verimli bir şekilde planlayabilmeniz için müşteri veya proje sahibine mümkün olduğunca çok soru sorarsınız. Ayrıca, proje hakkında ekip coşkusu oluşturmak ve proje planlamasını etkileyebilecek son dakika ayrıntılarını toplamak için harika bir zamandır. Ek adımlar şunları içerir:
- Paydaş analizi
- Yönetici sponsor atama
- Charter belgesi geliştirme ve iletişim
- Resmi başlangıç toplantısı
Planlama
Projeyi başlattıktan ve ilgili tüm bilgileri topladıktan sonra projenizi planlamaya başlayacaksınız. Planlama aşaması, projenizin boyutuna, ne kadar bilgi düzenlemeniz gerektiğine ve ekibinizin ne kadar büyük olduğuna bağlıdır. Planlamanın sonucu, herkesin kendi görevlerini yerine getireceği açık bir proje planı veya programı olmalıdır.
Microsoft Project veya Basecamp gibi bir proje planlama programı kullanmak, bir proje planlarken son derece yararlıdır. Çevrimiçi olarak başka ücretsiz seçenekler de var. Yine de, bir proje planlama programı kullanmak yardımcı olsa da, her zaman gerekli değildir. Planınızı oluşturmak ve ekibe iletmek için Excel ve Word'ü kullanmak eşit derecede etkilidir.
Planlama aşamasındaki belirli görevler şunları içerir:
- İlgili çeşitli paydaşlar için bir iletişim planı oluşturulması
- Ayrıntılı bir iş dökümü yapısı geliştirmek
- Kritik yolu belirleme
- Proje planında kaynakların çizilmesi ve proje bağımlılıklarına ve kaynak kısıtlamalarına dayalı olarak çalışmanın sıralanmasını artırma
- Ayrıntılı bir program geliştirme
- Risklerin değerlendirilmesi ve risk önceliklendirme ve hafifletme planının geliştirilmesi
infaz
Artık sağlam bir proje planınız olduğuna göre, ekip projeyi kendi görevlerine karşı yürütmeye başlayabilir. Bu herkesin işi yapmaya başladığı aşamadır. Herkesin projenin bir parçasını yürütmeye başlamak için ihtiyaç duydukları şeylere sahip olduğundan emin olmak için yürütme aşamasını yüz yüze toplantılarla resmen başlatmak isteyeceksiniz. Ekibin doğru yolda başlaması bir projenin başarısının ayrılmaz bir parçasıdır, bu nedenle program ve iletişim planını açıkça belirtin.
İzleme ve Kontrol
Proje yürütme aşamasındayken, planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak için izlemeye ve kontrol etmeye başlayacaksınız. Bir projeyi izlemenin ve kontrol etmenin çeşitli yolları vardır. Ekip liderleriyle yapılan günlük check-in'ler, günlük "stand-up'lar" veya daha fazla resmi haftalık statü toplantıları etkilidir. Bu toplantılardan veya iletişim kanallarından çıkan bilgiler, geri bildirim döngüsünü ve sonuç olarak proje için gerekli olabilecek yeniden planlama ve ayarlamaları bildirecektir.
Bu aşamadaki ek önemli faaliyetler şunları içerir:
- Paydaşların proje durumu hakkında farkındalığını sağlamak için önceden belirlenmiş iletişim planınıza bağlı kalmak
- Kritik yolda çalışma ekiplerinin ve çalışma faaliyetlerinin izlenmesi
- Faaliyetleri paralel olarak hızlı bir şekilde izleyerek veya tamamlayarak veya gerektiğinde kaynakları ekleyerek zamanlamayı çökerterek program performansını iyileştirme fırsatlarını belirleme
- Gerçek ve planlanan maliyetleri izleme
- Bazı durumlarda, proje planı için kazanılan değerin izlenmesi, hesaplanması ve raporlanması
- Riskleri izlemek ve azaltmak ve risk planını gerektiği gibi düzeltmek
Proje Kapat
Projenizin tüm detayları ve görevleri müşteri veya proje sahibi tarafından tamamlandıktan ve onaylandıktan sonra, sonunda projenizi kapatabilirsiniz. Bu bir formalite gibi görünebilir, ancak bir projenin kapatılması onun başlatılması, planlanması ve yürütülmesi kadar önemlidir.
İyi bir proje yöneticisi, projedeki tüm bilgileri belgeleyecek ve gerektiğinde geri dönebilmeleri için düzgün bir şekilde organize edecektir. Bu aynı zamanda proje üzerinde ölüm sonrası tutmak için iyi bir zamandır, böylece tüm ekip üyeleri proje sırasında neyin doğru neyin yanlış gittiğini düşünebilir. Sonucun diğer proje üyeleriyle paylaşılabilmesi ve bir proje geçmişi klasöründe dosyalanabilmesi için tüm önemli proje notları da belgelenmelidir. Son olarak, firmanızın politikasında belirtildiği üzere geri bildirim ve performans değerlendirmeleri sağlayarak proje ekibini resmi olarak ertelemek önemlidir.
